Was sind die Aufgaben eines Finanzvorstands?
Schatzmeister, Finanzreferent, Leiter der Finanzen… viele Begriffe für ein und dasselbe Betätigungsfeld.
Das Amt des Schatzmeisters gehört wohl zu den wichtigsten und oftmals auch zu den gefürchtetsten Ämtern, die in einem Verein zu wählen sind. Gerade wer mit dem Vereinsvermögen hantiert sollte gut wissen, was er darf und was er nicht darf. Eine gute Weiterbildung ist hier nicht nur sinnvoll, sondern wirklich notwendig. Wie auch im Recht ändert sich die Gesetzeslage im Bereich der Steuern und Finanzen kontinuierlich. Gerade ein Schatzmeister im Ehrenamt kann nicht jede Änderung sofort verfolgen und übernehmen. Die Herausforderungen an dieses Amt nehmen ständig zu, doch hier gibt es Hilfe durch den Steuerdschungel. Lernen sie Problemfälle zu erkennen und richtig zu reagieren.
Die finanzielle Führung im Verein hat viele Stolperfallen, die wie bei jedem anderen wirtschaftlichen Unternehmen zu beachten sind.
Generell gilt, die Vorstandschaft (SchatzmeisterIn) ist Treuhänder von fremdem Vermögen. Neben den formalen, juristischen Vorgaben ist – für die Geschäftsbesorgung nach innen und außen – die Vertretung zu regeln. Wer ist für was zuständig und wer darf in welchem Rahmen unterzeichnen? Diese Regelung ist nicht nur juristisch notwendig, sondern im Vereinsalltag auch sinnvoll. Jedes Vorstandsmitglied sollte von Anfang an wissen, welche Rechte und Pflichten mit seinem Amt belegt sind.
Neben diesen satzungsmäßigen Aufgaben ergibt sich eine Vielzahl von weiteren Anforderungen:
- Vereinsvermögensverwaltung
- Kassen- und Bankaufzeichnungen, Belegaufbewahrung
- Haushaltsplanung
- Steuerliche Aufzeichnungspflichten
- Regelungen des Datenschutzes
- Auskunftspflicht gegenüber dem Verein
Um die Tätigkeit des/der SchatzmeisterIn richtig ausüben zu können, sollte die Person über kaufmännische Kenntnisse und eventuell die Hilfe eines Steuerberaters verfügen.
Transparenz im Finanzbereich ist alles
„Nichts geht im Verein ohne Beleg“. Dies sollte das oberste Credo eines jeden mit Finanzen betrauten Menschen sein. Ob eine Barkasse geführt wird, muss jeder Verein für sich entscheiden, ich rate davon ab, damit gibt es ein Problem weniger. Barausgaben und Einnahmen können mit Beleg nachgewiesen und dann per Bank bezahlt oder eingezahlt werden.
Das „Vier-Augen-Prinzip“ als Arbeitsgrundsatz
Im Verein sollte immer das „Vier-Augen-Prinzip“ gelten. Eine Gegenzeichnung garantiert, dass die Geldbewegungen ordentlich ausgeführt werden. Alle Belege werden dokumentiert und nach Datum abgelegt. Belege können auch elektronisch gespeichert und gesichert werden, damit die Papierflut nicht ausufert.
Investitionen in das Anlagevermögen sind in einem separaten Verzeichnis zu führen. Die Vermögensstände und Darlehen sind durch Auszüge nachzuweisen.
Die Jahresrechnung
Neben einer Gewinn- und Verlustrechnung für das Vereinsjahr sollten die Vermögensgegenstände (Anlagevermögen, Finanzanlagen), sowie Eigenkapital, Schulden und Rückstellungen aufgestellt werden.
Zwingend bei jeder Rechnungslegung gegenüber den Mitgliedern für das abgelaufene Jahr ist die Haushaltsplanung für das kom-
mende Vereinsjahr, damit die Mitglieder sehen, was mit dem Vereinsvermögen geschieht. Nicht immer kann der Plan eingehalten werden, aber das gilt es dann zu begründen. Die Vereinsmittel sind in den zwei folgenden Vereinsjahren zu verwenden.
Abgrenzen der vier Geschäftsfelder
Viele Vereine führen als Rechnungslegung nur eine Gewinn- und Verlustrechnung, ohne zu unterschieden welche Bereiche im Verein die Einnahmen und Ausgaben betreffen.
Achtung: Das kann Probleme geben, denn die Finanzverwaltung will in der Regel alle drei Jahre die Abschlüsse und Protokolle der Vereine einsehen, um die Voraussetzungen als eingetragener Verein zu prüfen (Freistellungsbescheid).
Das Gemeinnützigkeitsrecht unterscheidet vier Vereinsbereiche:
- Der ideelle Bereich
- Die Vermögensverwaltung
- Der Zweckbetrieb
- Der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb
In der Praxis bedeutet dies, dass nicht eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt wird, sondern für diese vier Bereiche jeweils eine eigene Gewinn- und Verlustrechnung aufgestellt und dann ein endgültiges Vereinsergebnis zusammen geführt wird.
Wichtig dabei: Die Mittel des ideellen Bereiches (Mitgliedsbeiträge) dürfen nicht dafür verwendet werden, um die Verluste des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes zu subventionieren (Vereinsheim, CD-Verkauf)
Auch die Vermögensverwaltung (Zinsen, Dividenden, Mieterträge) sollte keine Defizite aufweisen. Auf Dauer würden beide Defizite zur Gefährdung der Einstufung als „gemeinnützig“ führen. Ist der „e.V.“ erst einmal weg, dann geschieht dies rückwirkend für die offenen Jahre (i. d. R. drei Jahre) und hat oft Steuernachzahlungen zur Folge.
Der Zweckbetrieb (z. B. Konzerte) ist auch eine wirtschaftliche Betätigung. Da diese Tätigkeit aber in der Satzung als Vereinszweck steht, gibt es keine Nachteile für den Verein, wenn die möglichen Verluste aus den positiven Bereichen subventioniert werden.
Um die Steuerbefreiung zu erlangen und zu sichern, muss der Verein die Zwecke der Satzung erfüllen. Bei Gesangvereinen wird die Kultur gefördert, also sollten die Aktivitäten des Vereins darauf ausgerichtet sein.
Der Verein darf nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke verfolgen und sich ganz oder überwiegend aus steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben finanzieren (Das sind Aktivitäten, bei denen der Verein gegenüber Betrieben am Markt in Konkurrenz steht, z. B. Gaststätte, Werbeagentur, Warenhandel usw.)
Nur bei getrennter Rechnungslegung dieser vier Bereiche ist eine Entscheidung möglich, ob der Verein seine Steuerbefreiung behalten kann.
Was bei Spenden beachtet werden muss
Bei Spenden und Sponsoring gibt es ebenfalls Untiefen, die zu beachten sind. Spenden teilen sich in drei Kategorien auf:
- Geldspenden
- Sachspenden
- Aufwandsspenden
Eine Geldspende muss ohne „Gegenleistung“ also freiwillig erfolgen. Am besten durch Einzahlung oder Überweisung auf das Vereinskonto. Es ist immer eine Kopie der ausgestellten Spendenbescheinigung zu erstellen und aufzubewahren. Aktuelle amtliche Muster von Spendenbescheinigungen kann man sich im Internet beim Finanzministerium unter www.formulare-bfinv.de herunter laden.
Sachspenden haben eigene Vorschriften was die Bewertung der Gegenstände angeht. Wird z. B. ein Klavier gespendet, dann ist eine amtliche Schätzung des Wertes notwendig, damit nicht „Fantasiepreise“ in die Spendenbescheinigung eingetragen werden.
Aufwandsspenden sind Zuwendungen auf die ein Vereinsmitglied verzichtet, obwohl es einen Anspruch auf die Vergütung durch den Verein hat. In der Praxis sind das meist Reisekosten oder Auslagen für den Verein, deren Vergütung in der Satzung oder Geschäftsordnung geregelt ist. Hat das Mitglied Anspruch auf Erstattung seiner Auslagen, dann kann er auf die Auszahlung des Betrages verzichten und dafür eine Aufwandsspende erhalten (abgekürzter Zahlungsweg). Dies muss in der Spendenbescheinigung separat vermerkt sein, damit sie wie eine Geldspende beim Spender behandelt wird.
Was ist das Ehrenamt wert
Vergütungen an Mitglieder im Verein sind ein weiteres Thema, bei dem es Fallstricke gibt.
Was kann an die Mitglieder im Ehrenamt vergütet werden, wenn die satzungsmäßigen Voraussetzungen bestehen (§ 3 Nr. 26 ff. Einkommensteuergesetz):
- Übungsleiter-Pauschale (max. 2.400 € pro Jahr) z. B. Dirigentenhonorar
- Ehrenamtspauschale (max. 720 € pro Jahr) an Vorstandsmitglieder
Auslagen der Mitglieder für den Verein können mit Belegnachweis immer vergütet werden. (z. B. Bareinkauf von Gegenständen, Präsente für Jubiläum usw.)
Der Verein als Arbeitgeber?
Ein Verein kann Angestellte haben, die als geringfügig Beschäftigte oder Voll-/Teilzeittätigkeitbeschäftigte angestellt sind. Hier gelten die Regeln zur Führung von Lohnkonten und Nachweise für die Sozialversicherung wie bei jedem anderen Unternehmen.
Sie sehen, eine gute Führung einer gemeinnützigen Organisation bedarf der Beachtung vieler Regeln, die aber im Rahmen dieses Kurzbeitrages nicht alle aufgeführt werden können. Wer informiert und sicher im Ehrenamt ist, dem macht es Freude.
Der Schwäbische Chorverband bietet Ihnen entsprechende Kurse an, also nutzen Sie diese um ihr Wissen zu erweitern und so den Verein und dessen Finanzen sicher zu führen.
Nur eine transparente Finanzbuchhaltung schafft bei den Mitgliedern Vertrauen und hilft dem/der SchatzmeisterIn bei einer Entlastung in der Mitgliederversammlung.
Wichtig für Schatzmeisterinnen und Schatzmeister
Aufgabe 1
Kenne deine Aufgaben: SchatzmeisterIn ist Treuhänder des Vereinsvermögens.
Aufgabe 2
Vereinsvermögensverwaltung
Aufgabe 3
Kassen- und Bankaufzeichnungen, Belegaufbewahrung
Aufgabe 4
Haushaltsplanung
Aufgabe 5
Steuerliche Aufzeichnungspflichten
Aufgabe 6
Regelungen des Datenschutzes
Aufgabe 7
Auskunftspflicht gegenüber dem Verein
Aufgabe 8
Transparenz im Finanzbereich ist alles: „Nichts geht im Verein ohne Beleg“
Aufgabe 9
Abgrenzung der Geschäftsfelder in die 4 Bereiche bei Gemeinnützigkeit: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Aufgabe 10
Der Verein kann Angestellte haben (Voll- oder Teilzeitbeschäftigte). Die Regeln zur Führung von Lohnkonten und Nachweise für die Sozialversicherung müssen wie bei jedem anderen Unternehmen eingehalten werden.
Über den Autor
Achim W. Schwörer ist Steuerberater und Regionalchorverbandspräsident des Oberschwäbischen Chorverbandes. Als Schatzmeister des Schwäbischen Chorverbandes ist er außerdem als Dozent im Bereich Finanzen tätig.