Die Bedeutung der Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung ist das höchste Gremium eines Vereins. Sie beschließt über die grundlegenden Aufgaben und Entscheidungen: die Verabschiedung und Änderung der Satzung, die Aufnahme von Mitgliedern, die Verhängung oder Bestätigung von Vereinsstrafen, die Festsetzung des Mitgliedsbeitrages und vieles mehr.
Und: Die Mitgliederversammlung hat die Aufgabe, die Arbeit des Vorstandes zu kontrollieren. Der Vorstand ist das geschäftsführende Organ des Vereins; er ist für die finanziellen Angelegenheiten zuständig (Erhebung des Mitgliedsbeitrages, Abschluss von Verträgen, Steuerfragen, Verwendung der dem Verein zugeflossenen Mittel, Verwaltung des Vereinsvermögens). Die Mitglieder des Vorstandes sind von der Mitgliederversammlung gewählt worden im Vertrauen und der Erwartung darauf, dass sie die Geschäfte des Vereins gut, richtig und verantwortungsvoll führen, das Vereinsleben im Sinne des Vereinszwecks fördern und lenken, die finanziellen Mittel des Vereins zu dessen Wohl und – vor allem – zur Erfüllung der satzungsmäßigen Aufgaben des Vereins verwenden.
Fehler passieren
Wo gehobelt wird, da fallen Späne. Fehler werden auch im Vorstand gemacht; sie können dazu führen, dass dem Verein dadurch ein Schaden entsteht. Das ist überall so, wo Menschen Verantwortung tragen.
Der Verein ist zunächst dadurch vor Fehlern geschützt, dass sein Vorstand meist aus mehr als einem Mitglied besteht. Wenn die Vorstandsmitglieder gut zusammenarbeiten, sich gegenseitig unterstützen, aber auch überwachen, werden viele Fehler rechtzeitig entdeckt oder gar nicht erst gemacht.
Einmal im Jahr tritt der Vorstand vor die Mitgliederversammlung, um Rechenschaft für seine Arbeit im vergangenen Jahr abzulegen. Er tut das zum einen durch die Vorlage des Rechenschaftsberichtes, zum anderen durch den Kassenbericht. Der Rechenschaftsbericht wird vorgetragen, um der Mitgliederversammlung die Möglichkeit zu geben, darüber zu entscheiden, ob sie den Vorstand für die geleistete Arbeit im vergangenen Geschäftsjahr entlastet, also die geleistete Arbeit als im Wesentlichen rechtmäßig und satzungsgemäß feststellt. Wird der Vorstand aufgrund dieses Rechenschaftsberichts durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung entlastet, kann er vom Verein nicht mehr wegen fehlerhafter Geschäftsführung zur Rechenschaft gezogen, also in Haftung genommen werden. Jedenfalls in dem Umfang nicht, in dem er wahrheitsgemäß und vollständig im Rechenschaftsbericht über seine Arbeit berichtet hat.
Der Kassenbericht unterbreitet der Mitgliederversammlung die wirtschaftliche, finanzielle und steuerliche Tätigkeit des Vorstandes, insbesondere des Kassiers oder Schatzmeisters, im vergangenen Geschäftsjahr.
Einsicht in die Finanzen des Vereins
Nun hat zwar jedes Vereinsmitglied ein Recht auf Auskunft und Einsicht in die Geschäftsunterlagen des Vereins (auszuüben während der Mitgliederversammlung), doch reicht dies in aller Regel nicht aus, um dem einzelnen Vereinsmitglied die Möglichkeit zu geben, sich nachhaltig über das Finanzgebaren des Vorstandes im vergangenen Geschäftsjahr zu unterrichten. Oft wird das Vereinsmitglied dazu nicht in der Lage sein oder eine solche Prüfung nicht selbst vornehmen wollen.
Um sicherzustellen, dass die finanzielle, wirtschaftliche und steuerliche Arbeit des Vorstandes im vergangenen Geschäftsjahr sorgfältig überprüft wird, gibt es den/die Kassenprüfer. Sie sind die „Augen“ der Vereinsmitglieder, die auf das Finanzgebaren des Vorstandes achten und dieses auf verschiedene Weise im Auftrag der Mitgliederversammlung überprüfen.
Kassenprüfer sind nicht vorgeschrieben
Das Gesetz schreibt die Bestellung von Kassenprüfern nicht vor. Es fordert auch nicht, dass die Bestellung eines Kassenprüfers oder mehrerer Kassenprüfer in der Satzung geregelt sein muss. Das kann auch durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung geschehen.
Dennoch ist in der weit überwiegenden Zahl der Vereine die Bestellung und Tätigkeit eines oder zweier Kassenprüfer (das Gesetz schweigt auch hierzu) vorgesehen; meist ist die Bestellung der Kassenprüfer durch die Mitgliederversammlung in der Satzung verankert. Die Kassenprüfer werden von der Mitgliederversammlung gewählt. Sie werden also im Auftrag der Mitgliederversammlung tätig und genießen deren Vertrauen, die finanziellen und wirtschaftlichen/steuerlichen Angelegenheiten des Vereins sorgfältig daraufhin zu überprüfen, dass der Verein keinen Schaden erleidet oder erlitten hat.
Kein Vorstand kann Kassenprüfer sein
Kassenprüfer dürfen deshalb unter keinen Umständen dem Vorstand angehören, da sie dessen Arbeit ja gerade kontrollieren sollen. Sie sind vielmehr vom Vorstand vollständig unabhängig. Der Vorstand darf noch nicht einmal bei der Wahl der Kassenprüfer mitstimmen, ebenso wenig wie bei der Entlastungsentscheidung der Mitgliederversammlung über den Rechenschaftsbericht. Die Kassenprüfer können, müssen aber nicht dem Verein angehören.
Häufig enthält die Satzung keine Regelung darüber, was und auf welche Weise der/die Kassenprüfer zu prüfen haben. Bei größeren Vereinen erfolgt eine umfassende Überprüfung der Geschäftsführung (häufig auch Revision genannt), die auch die Prüfung einschließt, ob die Bücher ordnungsgemäß geführt sind und deren Inhalt mit dem Jahresabschluss übereinstimmt. Bei kleineren Vereinen wird es in der Regel ausreichen, festzustellen, ob der Kassenbestand mit den Belegen über Einnahmen und Ausgaben übereinstimmen.
Umfang der Kassenprüfung
In der Satzung kann, muss aber nicht vorgesehen sein, welchen Prüfungsumfang die Kassenprüfer zu beachten haben. Zur Überprüfung durch die Kassenprüfer gehört auch die Feststellung, ob eingegangene Geldbeträge entsprechend der Anweisung des Spenders gebucht und verwendet werden. Bei Rechtsgeschäften des Vereins wird zu prüfen sein, ob ein Vertragsabschluss/ die Investition erforderlich war, ob ein anderes als das günstigste Angebot angenommen wurde und warum.
Die Entscheidung des/der Kassenprüfer ist in deren Bericht nach Erstattung des Kassenberichts durch den Kassenwart/Schriftführer in der Mitgliederversammlung zu erstatten und mitzuteilen, ob die Entlastung des Vorstandes für den Kassenbericht empfohlen werden kann. In der Regel wird diese Empfehlung mit einer kurzen Darstellung des Vorgangs der Kassenprüfung verbunden sein. Zunehmend sehen die Kassenprüfer davon ab, den Kassenbericht schriftlich zu erstatten und an die Mitglieder verteilen zu lassen. Bei den finanziellen Angelegenheiten eines Vereins handelt es sich um vertrauliche und häufig sensible Informationen, deren Weitergabe an nicht beteiligte Dritte dem Verein Schaden zufügen kann. Der Kassenbericht kann auch mit Hilfe eines Tageslichtprojektors oder Beamers während der Mitgliederversammlung an eine Wand des Versammlungslokals projiziert werden.
Der Kassenprüfer hat eine wichtige Funktion im Verein
Die Einrichtung des Kassenprüfers ist eine segensreiche zum Wohl des Vereins. Der Vorstand wird in dem guten Wissen sein, dass seine Arbeit sorgfältig und sachkundig geprüft worden ist; die Mitgliederversammlung wird in ihrem Vertrauen in die Qualität der Arbeit des Vorstandes durch die sorgfältige Arbeit der Kassenprüfer gestärkt.
Dort, wo der Kassenprüfer im Einzelfall noch nicht vorhanden sein sollte, ist zu empfehlen, seine Bestellung bei nächster Gelegenheit der Mitgliederversammlung vorzuschlagen.