kurz & bündig
Die Corona-Pandemie hat uns fest im Griff. Alle. Alles. Das gesellschaftliche Leben ist weitgehend zum Erliegen gekommen, sieht man davon ab, dass mit großer Kraft und Intensität und Unsummen von Geld versucht wird, die wirtschaftlichen Folgen der Pandemie zu bändigen – für die Gegenwart durch Maßnahmen zur Verhinderung von Insolvenzen und Geschäftsaufgaben, für die Zukunft durch Maßnahmen gegen den Zusammenbruch vieler, vor allem kleiner und mittelständischer Unternehmen nach Ende des „Shut-down“.
Das sehnen wir alle herbei; keiner weiß, wann und in welcher Form es kommt und welche Folgen es hat. Auch das Vereinsleben ist weitgehend zum Erliegen gekommen. Das gilt insbesondere für die Willensbildung im Verein, also in erster Linie die Willensbildung in der Mitgliederversammlung. Die Arbeit des Vorstandes lässt sich im telefonischen Kontakt, durch Telefonkonferenzen und Mailumlauf ziemlich gut –
im Vergleich zu vor der Corona-Pandemie – fortführen.
Was aber ist mit der Mitgliederversammlung?
Das erste Quartal des Jahres 2020 ist gerade vorbei. Viele Mitgliederversammlungen haben noch nicht stattgefunden; in der Satzung vieler Vereine steht, dass die jährliche Mitgliederversammlung „in der Regel“ (oft auch ohne diesen Zusatz) im ersten Quartal des Jahres durchgeführt werden soll. Diese Übung hat sich über Jahrzehnte hinweg auch bewährt: Im ersten Quartal liegen die Zahlen für das vorangegangene Jahr vor, sodass der Rechenschaftsbericht erstellt und erstattet werden kann; die Planung des laufenden Jahres hat noch so viel Spielraum, dass die Mitgliederversammlung auch „mitgestalten“ kann, was vom Vorstand für das laufende Jahr vorgesehen ist.
Folge dieser zeitlichen Gegebenheit ist, dass im Frühjahr die meisten Satzungsänderungen und Wahlen durchgeführt werden, da sie in aller Regel in die Zuständigkeit der Mitgliederversammlung fallen. Dies wird zwar vom Gesetz nicht gefordert, doch ist die Wahl der Vorstände durch ein anderes Gremium oder den Vorstand selbst sowie die Änderung der Satzung durch ein anderes Gremium nur bei einem verschwindend geringen Teil der Vereine so in der Satzung geregelt.
Also: Die Mitgliederversammlung ist wichtig und erforderlich. Auch deshalb, weil die Vorstandswahlen Sache der Mitgliederversammlung sind. Scheidet nun – was in den vergangenen Jahren zunehmend zu beobachten ist, ein – gar nach § 26 BGB vertretungsberechtigtes – Vorstandsmitglied (tritt zurück oder lässt sich nicht wieder aufstellen) aus, so hat das zwar so lange keine für den Verein schwerwiegende Auswirkungen, solange ein oder mehrere andere Vorstandsmitglieder mit Außenvertretungsberechtigung im Vorstand verbleiben. Ein schwerwiegender Fall für den Verein ist dann gegeben, wenn durch Rücktritt von Vorstandsmitgliedern keine vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder mehr gegeben sind, also solche, die im Vereinsregister als vertretungsberechtigt eingetragen sind. Dann nämlich ist der Verein ein „Bauch ohne Kopf“; er kann rechtsgeschäftlich nicht mehr handeln. Er kann keine Verträge abschließen, er kann weder klagen noch verklagt werden, er kann keine Zuschussanträge stellten, keine Steuererklärungen abgeben und vieles andere, was zum Alltag der Vorstandsarbeit gehört und für den Verein existenziell ist.
Im Fall des Fehlens eines alleinvertretungsberechtigten Vorstandes oder zweier gemeinschaftlich vertretungsberechtigten Vorstände wird das Registergericht auf entsprechenden Antrag, der von jedem Vereinsmitglied ebenso gestellt werden kann wie von jedem Gläubiger, aber auch vom Finanzamt oder einer Behörde, unter Feststellung der Tatsachen und des Ergebnisses, dass kein vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied mehr vorhanden ist, die zurücktretenden Vorstandsmitglieder aus dem Vereinsregister austragen und einen Notvorstand bestellen, § 29 BGB. Durch diese Maßnahme stellt das Registergericht sicher, dass die personelle Führungs- und Vertretungslosigkeit des Vereins bis zu einer möglichst baldigen Vorstandsnachwahl und Neueintragung von vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern rechtlich nach außen gewährleistet ist.
Das kann dauern: Von der internen Beschlussfassung der verbleibenden Vorstandsmitglieder bis zur Bestellung eines Notvorstands können mehrere Wochen vergehen; es sind zahlreiche Formalien zu beachten.
Und: Ist kein Vereinsmitglied bereit, ehrenamtlich und unentgeltlich das Amt des Notvorstandes zu übernehmen, bestellt in der Regel das Registergericht einen Steuerberater oder Rechtsanwalt zum Notvorstand. Das Amt wird in aller Regel nur gegen Bezahlung der bei diesen Berufsträgern üblichen Vergütung übergenommen. Selbstverständlich ist es die wichtigste Aufgabe des Notvorstandes, sich selbst überflüssig zu machen, in dem er für die baldige Neuwahl vertretungsberechtigter Vorstandsmitglieder und deren Eintragung ins Vereinsregister Sorge trägt. Das kann aber ebenfalls dauern. Und in dieser Zeit kostet der Notvorstand den Verein in nicht unerheblichem Umfang Geld.
Übrigens: Bevor ein Notvorstand bestellt wird, fordert das Amtsgericht in aller Regel den Verein auf, selbst durch Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung für die Beseitigung des Vorstandsmangels zu sorgen. Das Registergericht sieht seine Aufgabe nicht darin, Streitereien im Verein oder im Vorstand, die zu den Rücktritten geführt haben, zu schlichten oder zu beenden. Bevor also der Notvorstand bestellt wird, muss der Verein zunächst alles Mögliche und Zumutbare tun, den Mangel an vertretungsberechtigten Vorständen zu beseitigen.
Nun kann die Wahl nur in der Mitgliederversammlung erfolgen. Die Mitgliederversammlung ist nach allgemeinem Verständnis unserer Vereine – auch wenn das Gesetz darüber nichts aussagt – eine Präsenzversammlung. Die Vereinsmitglieder werden – das wäre ja auch während der Krise noch möglich – schriftlich oder durch Bekanntgabe in der Tagespresse oder einem Amtsblatt – eingeladen. Dann aber ist der Weg zur Mitgliederversammlung versperrt. Die Durchführung von Versammlungen ist wegen der Corona-Pandemie aus Ansteckungsgründen von der Landesregierung und von der Bundesregierung untersagt. Mitgliederversammlungen finden also derzeit und bis auf weiteres nicht statt.
Damit kann die Mitgliedschaft eines Vereins in dieser Zeit auch keine Wahlen abhalten, keine satzungsändernden Beschlüsse und auch keine solchen fassen, die sonst in der Zuständigkeit der Mitgliederversammlung liegen. Und: Auch die Kontrolle der Arbeit des Vorstandes durch die Mitgliederversammlung ist in dieser Zeit nicht möglich, ebenso wenig eine Entlastungsentscheidung für die Arbeit des Vorstandes. Die Mitglieder können ihre Mitgliedsrechte also nicht ausüben.
Was müssen Vereine in dieser Situation beachten?
Dieser Situation möchte der Bundesgesetzgeber entgegenwirken; er hat deshalb durch ein Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie in dessen Art. 2 § 5 COVID-G Folgendes geregelt:
1. Vorstandsmitglieder eines Vereins bleiben auch nach Ablauf ihrer Amtszeit bis zu ihrer Abberufung oder bis zur Bestellung eines Nachfolgers im Amt.
Das steht schon jetzt in vielen Satzungen. Allerdings bedeutet das nicht, dass der Vorstand in jedem Falle aufgrund dieser gesetzlichen Regelung über einen vertretungsberechtigten Vorstand verfügt. Diese Regelung ist rechtlich gesehen eher ein Appell als eine zwingende, gesetzliche Vor-
schrift, die den Vorstand zwingt, Mitglied des Vorstands zu bleiben und seine Vertretereigenschaft bis zur Wahl eines Nachfolgers auszuüben; allein durch die Erklärung des zurücktretenden Vorstandes gegenüber einem anderen Vorstandsmitglied oder dem Vorstand insgesamt, von seinem Amt zurückzutreten, beendet seine Bestellung und Eigenschaft als Vorstandsmitglied automatisch. Daran ändert auch Art. 2 § 5 COVID-G nichts. Allerdings kann sich ein Vorstandsmitglied, welches sein Amt trotzdem nicht weiter wahrnimmt, schadenersatzpflichtig machen gegenüber dem Verein, wenn diesem dadurch, dass er nicht mehr ordnungsgemäß vertreten ist, ein Schaden entsteht. Schon bisher durfte der vertretungsberechtigte Vorstand nicht „zur Unzeit“ zurücktreten, wollte er sich nicht solchen Ansprüchen aussetzen. In vielen Fällen wird deshalb auch der dringende Appell des Gesetzgebers, bis zur Neuwahl im Amt zu bleiben, bei den vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern entsprechenden Konsequenzen erzeugen.
2. Der Gesetzgeber hat (Art. 2 § 5 (2) COVID-G zugelassen, dass die Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit der Vereinsmitglieder am Versammlungsort durchgeführt werden kann, sodass die Vereinsmitglieder ihre Mitgliederrechte „im Wege der elektronischen Kommunikation“ ausüben können.
Damit ist die „virtuelle Mitgliederversammlung“ gemeint, über die ich schon vor einigen Jahren berichtet habe und die seit einer Entscheidung des OLG Hamm aus dem Jahr 2011 in der Rechtsprechung anerkannt ist.
Allerdings nur, wenn die Satzung eine solche virtuelle Mitgliederversammlung ausdrücklich vorsieht und die Versammlung auch technisch so geregelt ist, dass die Grundsätze des Datenschutzes, der Vertraulichkeit (Mitgliederversammlungen sind nicht öffentlich!) gewahrt werden. Dazu gehört auch die Einrichtung eines „Chat-Rooms“, der durch ein nur Vereinsmitgliedern zugängliches Passwort gesichert ist.
Aus § 37 BGB ergibt sich, dass jedes Verinsmitglied Zugang zu einer Mitgliederversammlung haben können muss. Ist dies nicht gewährleistet, so wird sehr häufig jeder Beschluss einer solchen „unvollkommenen Mitgliederversammlung“ nichtig, also ohne rechtlichen Bestand sein.
An einer virtuellen Mitgliederversammlung können allerdings nur diejenigen Vereinsmitglieder teilnehmen, die über einen Internet-Zugang zu einem Email-Anschluss haben, von dem aus sie sich in die virtuelle Mitgliederversammlung einwählen können. Die Annahme wäre aber falsch, wenn das das Ende der Möglichkeit einer solchen virtuellen Mitgliederversammlung wäre. Jedes Mitglied muss Zugang zu jeder Mitgliederversammlung haben, also auch zur virtuellen. Es muss also in der Einladung mitgeteilt werden, wann und unter welcher Internetadresse die Mitgliederversammlung stattfindet und mit welchem Nutzerkennwort und mit welchem Code er sich in den Chat-Room einwählen kann.
Es wird aber vom Gesetz nicht verlangt, dass jedes Mitglied einen eigenen E-mail-Anschluss hat. Das wird vor allem in den Vereinen im Schwäbischen Chorverband häufig der Fall sein, wo viele Mitglieder noch nicht über einen eigenen E-mail-Anschluss verfügen oder dies auch (altersbedingt) gar nicht mehr anstreben.
Sind die Vereinsmitglieder ordnungsgemäß schriftlich eingeladen worden, haben sie die Möglichkeit, mit den Daten für die virtuelle Mitgliederversammlung eine öffentliche Internet-Einrichtung („InternetCafé“) aufzusuchen oder Bekannte darum zu bitten, ihren Internet-Anschluss nutzen zu dürfen.
Welche Folgen haben diese Maßnahmen für Vereine?
Aus diesem Grunde werden Beschlüsse, die auf einer virtuellen Mitgliederversammlung gefasst werden, zu der ordnungsgemäß eingeladen worden ist (also auch unter Wahrung der Einladungsfrist und der Mitteilung einer ordnungsgemäßen Tagesordnung, die alle wesentlichen Beschlusspunkte enthält und auch etwa vorgesehene Satzungsänderungen dem Inhalt nach bekannt gibt), wirksam sein.
Wir werden in fernerer Zukunft sehen, ob dieses Modell, welches sich in unseren Vereinen noch kaum herumgesprochen hat, obwohl es schon seit 2011 möglich ist, in Zukunft stärker in unser Vereinsleben Eingang finden wird. Das soll aber hier nicht Thema sein; wenn sich diese Frage stellt, ist die Krise und die Beschränkung des öffentlichen Lebens zu unser aller Freude vorbei.
Der Gesetzgeber hat aber auch für solche (in der Regel kleine) Vereine, die über das technische und organisatorische „Know-how“ für eine virtuelle Mitgliederversammlung nicht verfügen, eine „Notlösung“ geschaffen (Art. 2 § 5 Satz 2 (2) COVID-G), die darin besteht, dass dann, wenn alle Mitglieder zu beabsichtigten Beschlüssen vor Durchführung der Mitgliederversammlung ihre Stimme schriftlich abgeben, ein solcher Beschluss wirksam wäre. Dies setzt voraus, dass die Einladung des Vorstandes an die Mitglieder in Schrift- oder Textform (oder durch öffentliche Bekanntgabe, je nach Satzung) erfolgt und die Vereinsmitglieder aufgefordert werden, schriftlich über die Beschlussgegenstände ihre Stimme abzugeben (was am besten auf einem vom Vorstand vorbereiteten Formular geschieht, welches jeder Einladung beigefügt ist).
3. Schließlich: In (3) dieser Bestimmung wird geregelt, dass ein Beschluss der Mitgliederversammlung ohne Versammlung gültig ist, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, wenn bis zum Termin, der vom Vorstand zu setzen ist, mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimme in Textform abgegeben haben und der beantragte Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit (die Mehrheitserfordernisse ergeben sich aus der jeweiligen Satzung) gefasst wurde.
4. Schließlich ist dem COVID-G zumindest mittelbar die Möglichkeit von Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen zu entnehmen. Dies ergibt sich ausdrücklich für die Bild- und Tonübertragung (Videokonferenz) für die Aktiengesellschaft Art. 2 § 1 (1) COVID-G. Es ist davon auszugehen, dass auch eine Telefonkonferenz (also ohne Bildübertragung) zulässig sein dürfte. Des Weiteren ist davon auszugehen, dass diese, für die Aktiengesellschaft geltende Bestimmung auch entsprechend auf Vereine anzuwenden ist. Zwar ist in Art. 2 § 5 (2) Ziff. 1 nur von „elektronischer Kommunikation“ die Rede; es spricht jedoch nichts dafür, dass der Gesetzgeber die Telefonkonferenz nicht bzw. nur bei Aktiengesellschaften zulassen wollte, nicht bei Vereinen. Man darf nicht vergessen, dass das Gesetz unter nie dagewesenem Zeitdruck zustande gekommen ist; Fehler oder verbleibende Unklarheiten finden sich zuhauf auch in Gesetzen, die ohne diesen Zeitdruck verabschiedet wurden.
Selbstverständlich müssen die übrigen Voraussetzungen für eine Mitgliederversammlung (ordnungsgemäße Einladung, Bekanntgabe der Daten für die Telefonkonferenz) eingehalten sein.
Eine Bemerkung zum Schluss:
Ich bin oft gefragt worden, was denn geschieht, wenn die Mitgliederversammlung entgegen der Satzung nicht im dort geregelten Zeitraum abgehalten wird.
Die Antwort: In der Regel nichts. Das beruht auf einer Kombination des oben geschilderten „Krisenrechtes“ und der Rechtsprechung zur Durchführung der Mitgliederversammlung nach bisher geltendem Recht. Schon jetzt war es dem Vorstand eines Vereins unbenommen, eine Mitgliederversammlung auch später als in der Satzung vorgesehen durchzuführen, wenn zwingende Gründe dies erforderten, wovon man bei der Corona-Krise zweifellos ausgehen kann. Voraussetzung ist weiter, dass die ausgefallene Mitgliederversammlung alsbald nachgeholt werden kann, wenn die Hindernisse weggefallen sind. Ich denke deshalb, dass die Vereine in den meisten Fällen auch befugt sind, das Ende der Krise abzuwarten, bis eine neue Mitgliederversammlung durchgeführt wird. Das gilt allerdings dann nicht, wenn die Mitgliederversammlung aus oben genannten Gründen (Vorstandsbestellung, Satzungsänderung) dringend erforderlich ist. Dann muss – und sollte – von den im COVID-G geregelten Möglichkeiten Gebrauch gemacht werden.
Im Rahmen der kostenlosen Erstberatung des Schwäbischen Chorverbandes können Sie sich gern für sicherlich verbleibende Fragen an die Hotline des Verbandes wenden. Machen Sie davon Gebrauch – und bleiben Sie gesund!
Christian Heieck
Rechtsanwalt Christian Heieck
Weiherstraße 6, 72213 Altensteig
Telefon: 07453 1677
Telefax: 07453 9554596
Email: kanzlei@rechtsanwalt-heieck.de
Dieser Beitrag gibt die Auffassung, Kenntnisse und Erfahrungen des Autors aus vielen Jahren Vereinsrechtpraxis wieder. Wir bitten dennoch um Verständnis, wenn im Hinblick auf die Vielfalt der individuellen Fallgestaltungen, die im Vereinsrecht vorkommen, eine Haftung für die gegebenen Auskünfte im Hinblick auf konkrete Einzelfälle nicht übernommen werden kann.