Wie eine klare Aufgabenzuordnung die Vorstandsarbeit erleichtert
Vorstandsarbeit ist Teamarbeit. So sieht es zumindest in den meisten Vereinen heute aus, oder wünschen es sich die Vorstandsmitglieder. Aber wer macht eigentlich was? Wer ist wofür verantwortlich? Und haben wir an alles gedacht? Hierzu entsteht derzeit eine neue Arbeitshilfe im SCV.
Ein Vorstandsteam ist immer nur so gut wie die einzelnen Teammitglieder und wenn klar ist, wer wofür zuständig ist. Daher kommen in der Geschäftsstelle des SCV und bei den Beratungen vor Ort immer häufiger die Fragen nach dem idealen Vorstandsteam. Die Vorstellung, wie ein Vorstand auszusehen hat, bewegt sich dann meistens im Spannungsfeld zwischen „wir haben Lust auf was Neues“ und „wir haben gehört, ein Verein muss XY…“. Aus der Überlieferung „Ein Verein muss“ entstanden im Laufe der Jahrzehnte in den Chören zum Teil gigantische Vorstandsapparate. Bei gleichzeitig sinkender Mitgliederzahl sind dann schonmal über die Hälfte der Mitglieder im Verein zugleich im Vorstand. Bei einer Neuordnung stellt sich also die Frage: Was brauchen wir wirklich? Für die Antwort auf diese Frage gibt es zwei Perspektiven. Erstens: Was schreibt uns als juristische Person das Gesetz vor? Und zweitens: Welche Aufgaben sind zu erledigen?
Die erste Frage ist im Grunde schnell beantwortet: Jemand muss den Verein nach außen vertreten. Ob das einer oder mehrere sind, alleinvertretungsberechtigt oder nur gemeinsam, dies kann der Verein entscheiden. Unserer Erfahrung nach sind mindestens zwei vertretungsberechtigte Personen oder Konstellationen ratsam, um im Verhindungsfalls als Verein handlungsfähig zu sein.
Für die praktische Arbeit im Team ist die zweite Frage bedeutsamer: Welche Aufgaben stehen bei uns an und welche Personen brauchen wir dafür? In den meisten Vereinen wird sich diese Frage nicht sofort beantworten lassen. Es lohnt sich, mit mehreren Vereinsmitgliedern darüber nachzudenken.
In der Arbeitshilfe, die aktuell entsteht, sind typische Aufgaben, die in einem Verein anfallen gesammelt. Anhand dieser Materialien kann ein Verein mit überschaubarem Aufwand für sich die wichtigsten Aufgaben zusammenstellen und darauf das eigene Vorstandsteam bilden. Für alle zentralen Aufgaben, die auch Außenstehende interessieren, empfiehlt es sich, entsprechende Beauftragte zu benennen. Dazu gehören zum Beispiel die Führung der Finanzen, die Öffentlichkeitsarbeit und die Jugendarbeit.
Nomen est omen – Warum der Schriftführer nicht der Protokollführer ist
Wenn die Aufgaben der einzelnen Personen klar sind, fällt es sicher auch leicht, für das Amt einen Namen zu finden. Dieser sollte unbedingt positiv klingen und darf auch die Verantwortung benennen. Ein „Referent für Öffentlichkeitsarbeit“ klingt sicherlich professioneller als ein „Pressewart“. Ist derjenige, der die Finanzen im Blick hat, Haushaltspläne aufstellt, Rechnungen bezahlt und Drittmittel einwirbt, wirklich ein „Kassier“? Der Name eines Amtes ist für potentielle Kandidaten sicherlich mit ein Entscheidungskriterium.
Ein wesentlicher Teil der neuen Arbeitshilfe wird sich mit Stellenprofilen befassen. Im Stellenprofil dokumentiert der Chor oder Verein nicht nur die Pflichten und Aufgaben einer Person, sondern auch deren Fähigkeiten, die Kompetenzen (was darf dieser im Verein) und auch die Einordnung in die Organisationsstruktur (z.B. wer vertritt diese Person?). Das aktuell gepflegte Stellenprofil ist die Grundlage der erfolgreichen Teamarbeit. Es dient dem Stelleninhaber als Aufgabe, den Vereinsmitgliedern als Orientierung und bei der Nachfolgesuche als Argumentation und Vorlage für die Stellenanzeige.
Die Arbeitshilfe zum Thema „Aufgaben und Ämter im Verein“ ist auf der Webseite des SCV unter Downloads verfügbar.