Was ist eine Veranstaltung? Was ist ein Veranstalter?
Für beide Begriffe gibt es keine gesetzliche („Legal“-)Definition. Der Begriff wird in einem führenden etymologischen Lexikon noch nicht einmal erwähnt. Dennoch ist er in aller Munde. Gemeint ist: Das Organisieren und Zusammenführen von Menschen zu einem gemeinsamen Zweck, unter einem gemeinsamen Motto oder Anlass. Und derjenige, der „Veranstalter“ ist, trägt die Organisationslast und – vor allem – die Verantwortung. Verantwortung für das wirtschaftliche, organisatorische und haftungsmäßige Risiko.
Im Verein ist es in aller Regel der Vorstand. Seine Aufgabe ist, die geplante Veranstaltung „vorzudenken“ und zu planen. Dabei geht es vor allem um folgende Gesichtspunkte:
- Handelt es sich um eine Veranstaltung zur Erfüllung des Vereinszwecks, eine rein gesellige Veranstaltung oder eine Mischung aus beidem? Danach richtet sich nämlich, ob die Veranstaltung gemeinnützige Zwecke erfüllt und die Einnahmen steuerbegünstigt sind.
- Welche Verträge müssen für die Veranstaltung abgeschlossen werden?
- Welche Versicherungen sind – zusätzlich zum Gesamtvertrag des DCV mit der ARAGAG – abzuschließen?
- Welche behördlichen Genehmigungen sind einzuholen, welche gesetzlichen oder behördlichen Auflagen sind zu beachten?
- Wer ist im Verein für die Überwachung und Einhaltung der vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen zuständig und verantwortlich?
Verträge sind in aller Regel abzuschließen für die Hallennutzung oder die Nutzung einer gemieteten Freifläche, mit den bei der Veranstaltung auf auftretenden, externen Künstlerinnen und Künstlern (Künstlersozialkasse!), Reiseveranstaltern (Bus, Hotel), Cateringunternehmen bei Fremdversorgung, Versicherung bei etwa zusätzlichen Versicherungen über das Paket der ARAG-Gruppenversicherung hinaus.
Veranstaltungen in Kooperationen
Nicht selten wird eine Veranstaltung mit anderen örtlichen oder überörtlichen Vereinen zusammen durchgeführt. Diese sollten untereinander vereinbaren, welcher Verein von ihnen als Veranstalter fungiert, also Verträge abschließt, in der Öffentlichkeit als Veranstalter (zusammen mit den Mitveranstaltern) auftritt, die Meldungen an Versicherungen und Behörden abgibt, die Meldung an die GEMA und ggf. die Künstlersozialkasse. Die urheberrechtliche Verantwortung sollte der Veranstalter übernehmen, der in einen Gesamtvertrag mit der GEMA eingebunden ist, wie dies bei den Vereinen des SCV der Fall ist.
Erfahrungsgemäß wird der ganz überwiegende Teil der Organisationsarbeit bei solchen Veranstaltungen ehrenamtlich ausgeführt. Das gilt für den Vorstand ebenso wie für die Vereinsmitglieder, die sich ehrenamtlich an den Vorbereitungsarbeiten beteiligen (Herrichten des Veranstaltungslokals, Ordnerdienste, Verwaltung der Ein-trittskasse, Sicherstellung der Verkehrssicherungspflicht etc.).
Helfende in Liste erfassen
Das gilt aber auch für sogenannte „Nichtmitglieder“, also solche Helferinnen und Helfer, die nicht Vereinsmitglieder sind. Diese sind – Vereinsmitglieder und Vorstand ohnehin – vom Versicherungsvertrag mit der ARAG ebenfalls erfasst. Allerdings nur dann, wenn sie vom Vorstand mit der Durchführung von Organisations- und Unterstützungstätigkeiten beauftragt wurden. Es ist deshalb sinnvoll und notwendig, alle Helfenden in einer Liste zu erfassen, die für den Fall, dass ein Schaden entsteht, dem Versicherer vorgelegt werden kann, um deren Einbeziehung in den Versicherungsschutz zu gewährleisten.
Ein solcher Schaden kann bei Helfenden ebenso eintreten, wie er von ihnen verursacht werden kann. In beiden Fällen ist dieser Nachweis notwendig.
Im Übrigen gilt für die Haftung der Vereinsmitglieder, dass grundsätzlich bei Schäden, die im Rahmen der Veranstaltung Dritten entstehen (Besucher:innen, Vertragspartner:innen), der Verein haftet (§ 31 BGB). Die handelnden Vereins- und Vorstandsmitglieder haften demgegenüber nicht bzw. nur dann, wenn sie vorsätzlich oder grob fahrlässig ihre übernommenen Verpflichtungen verletzen, §§ 31a, 31b BGB. Es haftet dann in diesem Fällen grundsätzlich der Verein; wird ein Vereinsmitglied von einem Dritten in Anspruch genommen, hat er einen Anspruch auf Freistellung durch den Verein.
Die Arbeit im Zusammenhang mit Veranstaltungen des Vereins ist für seine Mitglieder also ausgesprochen risikoarm. Ist – was ausgesprochen selten geschieht – das „Kind doch einmal in den Schadensbrunnen“ gefallen, ist es wichtig, dass der Schaden kurzfristig dem Versicherer (ARAG SE) gemeldet wird. Es kann auch sinnvoll sein, vor der Veranstaltung potenziell haftungsträchtige Veranstaltungsbestandteile mit dem Versicherer zu besprechen und das Besprechungsergebnis zu dokumentieren.
Unter dem Gesichtspunkt der vertraglichen Haftung steht im Versicherungsangebot der ARAG SE ebenfalls eine Abdeckung: Zum einen in Form der Rechtsschutzversicherung, die für Auseinandersetzungen um gesetzliche und vertragliche Schuldverhältnisse eintrittspflichtig ist, und die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, die sich um einen beim Verein etwa verbleibenden Schaden zu kümmern hat, etwa, wenn ein Vereinsmitglied einen Schaden verursacht hat, der wegen § 31a oder § 31b BGB vom Verein zu tragen ist.
Auch die Chorleitung ist geschützt
Übrigens: Auch der/die Chorleiter:in ist vom Gesamtvertrag zwischen ARAG und DCV erfasst und geschützt. Für rechtliche Auseinandersetzungen mit dem Verein besteht für den/die Chorleiter:in im Übrigen die Möglichkeit des Abschlusses einer (kostengünstigen) Chorleiterversicherung. Im Streitfall zwischen Chorleitung und Verein (kommt praktisch relativ selten vor) gewährt die ARAG dem Verein Rechtsschutz. Der Chorleiter bzw. die Chorleiterin ist in solchen Fällen durch eine abgeschlossene Chorleiterversicherung rechtsschutzversichert.
Es ist – längst – nicht alles gesagt zum Thema „Veranstaltungen“! Meine heutige Kolumne will einmal wieder einen Überblick über wesentliche Fragen im Bereich des Veranstaltungsrechts ansprechen, wie dies in den zurückliegenden Jahren schon wiederholt in Kolumnen „kurz und bündig“ der Fall gewesen ist. Es lohnt sich allerdings, sich die wesentlichen Themen vor Beginn einer Veranstaltung immer wieder einmal ins Gedächtnis zu rufen und die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Lohnend ist, sich vor Beginn einer Veranstaltung eine Checkliste zu erarbeiten, um die wesentlichen, zu beachtenden Punkte nicht zu vergessen.
Die Rechtsstreits- und Schadenbilanz bei Veranstaltungen der Chöre und Vereine im SCV zeigt, dass sich die dort Verantwortlichen zum einen ganz überwiegend gut auskennen, zum anderen sorgfältig und umsichtig agieren. Im Rahmen der kostenlosen Erstberatung für den SCV kommen Fragen des Veranstaltungsrechts sehr selten vor, sodass man sagen kann: Hier wird – im Wesentlichen – alles richtig gemacht.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen für die bevorstehenden Veranstaltungen viel Freude und eine gute Zeit!
Rechtsanwalt Christian Heieck
Weiherstraße 6, 72213 Altensteig
Telefon: 07453 1677
Telefax: 07453 9554596
Email: kanzlei@rechtsanwalt-heieck.de
Dieser Beitrag gibt die Auffassung, Kenntnisse und Erfahrungen des Autors aus vielen Jahren Vereinsrechtpraxis wieder. Wir bitten dennoch um Verständnis, wenn im Hinblick auf die Vielfalt der individuellen Fallgestaltungen, die im Vereinsrecht vorkommen, eine Haftung für die gegebenen Auskünfte im Hinblick auf konkrete Einzelfälle nicht übernommen werden kann.