Digitalisierung im Schwäbischen Chorverband
Die Digitalisierung verändert nicht nur unsere Kommunikation, sondern auch die Art und Weise, wie wir und insbesondere Vereine und Verbände arbeiten. Der Schwäbische Chorverband geht diesen Wandel aktiv an und setzt auf digitale Lösungen, die den Mitgliedern den Zugang zu wichtigen Informationen und Services erleichtern. Ob optimierte Verwaltungsprozesse in der Geschäftsstelle oder neue Online-Angebote– die Digitalisierung soll den Chören helfen, sich noch besser zu vernetzen und effizienter zu arbeiten. Doch welche konkreten Entwicklungen gibt es bereits, und wie profitieren die Mitgliedsvereine davon? Dieser Artikel gibt einen Einblick in den digitalen Fortschritt des Verbandes und zeigt, welche Chancen sich für Chöre und ihre Arbeit daraus ergeben.
Klassisch sind die Mitarbeiter:innen der Geschäftsstelle täglich im Büro im Musikzentrum erreichbar, per Telefon, Briefpost und Mail. Wählgeräusche eines Faxgeräts sind hier schon einige Jahre nicht mehr zu hören und die Menge an ein- und ausgehender Papierpost, ist in den vergangenen fünf Jahren massiv zurückgegangen. Über ein diverses Angebot an verschiedenen digitalen Kanälen, kann jede:r selbst entscheiden, wie Informationen und News aus dem Verband am liebsten erhalten werden. So bleibt man topaktuell informiert über Chorszene, Verbands- und Vereinsthemen: Newsletter, Webseite und Social Media streuen die Nachrichten und können leicht abonniert und verfolgt werden. Ein eigener SCV-WhatsApp-Kanal (071539281660) befindet sich aktuell in der Testphase und soll die Kommunikationskanäle zur Geschäftsstelle erweitern.
Effizient, zentral, digital
Als einziger Verband im Deutschen Chorverband, nutzt der SCV alle Möglichkeiten, die OVERSO, der Online-Vereins-Organisation zu bieten hat und nimmt damit auch eine Vorreiterrolle bei der Umsetzung und Entwicklung der Vereinssoftware wahr. Die konsequente Nutzung von OVERSO erleichtert die Verwaltung zunehmend – sowohl für die Mitglieder als auch für die Geschäftsstelle des SCV. Mitgliedsdaten werden zentral und DSGVO-konform gespeichert, während autorisierte Personen ortsunabhängig darauf zugreifen können. Automatische Aktualisierungen, die Beantragung von Ehrungsurkunden und Verwaltung der Bestandsmeldung reduzieren den administrativen Aufwand spürbar. Auch die Versandlisten für die Zeitschrift SINGEN können vollautomatisch über OVERSO generiert werden, die Vereine können dabei selbst entscheiden, wer die gedruckte Ausgabe nach Hause erhalten soll. So bleibt mehr Zeit für die inhaltliche Verbandsarbeit und die direkte Unterstützung der Chöre.
Übrigens: Digitale Formulare und Anträge können auf der Webseite im Downloadbereich gefunden werden. Auch die Kursanmeldung zum breiten Bildungsangebot des Verbandes läuft über die Webseite.
Geschäftsführer Johannes Pfeffer berichtet, dass die Arbeit in der Geschäftsstelle bereits weitestgehend papierarm verläuft, da viele Arbeitsbereiche inzwischen digital organisiert sind. Das gesamte Vertragswesen ist bereits papierlos, die Zuschussverwaltung läuft weitestgehend digital und in der Buchhaltung arbeitet die Kollegin daran, dass auch hier die Papierablage möglichst bald entfällt. Die Herausforderungen sieht Pfeffer noch bei der Entwicklung von Lösungen für Ablagestrukturen und Löschpläne, bei der Optimierung der Datensicherheit sowie bei bei der Auswahl von passenden und effizienten Tools.
Vereine per Coaching fit in die Zukunft
Mit dem Vereinscoaching bietet der SCV gezielte Unterstützung für Chöre und Musikvereine, um individuelle Herausforderungen zu meistern. Ein besonderes Merkmal dieses Angebots ist die flexible Gestaltung der Erstberatung: Vereine können wählen, ob sie diese vor Ort oder digital durchführen möchten. Die Möglichkeit zur digitalen Beratung ermöglicht es den Vereinen, ortsunabhängig und zeiteffizient Unterstützung zu erhalten. Durch die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel wird der Zugang zu fachkundiger Beratung erleichtert, was den Vereinen hilft, ihre Entwicklungspotenziale optimal zu entfalten und langfristig erfolgreich zu sein.
Moderner, schneller, benutzerfreundlicher – die neue SCV-Webseite entsteht
Die Webseite des SCV bietet eine Fülle an wertvollen Informationen und umfassendem Fachwissen. Damit diese Inhalte noch schneller und benutzerfreundlicher zugänglich sind, arbeitet die Geschäftsstelle derzeit an einer modernen und optimierten Version der Seite. Ziel ist es, Ladezeiten zu verbessern, die Navigation noch intuitiver zu gestalten und die Webseite zukunftsfähig zu machen. Vor allem eine Optimierung der Kursbuchung und das Thema Barrierefreiheit stehen im Vordergrund. Mit diesem zum Sommer geplanten Relaunch wird der digitale Auftritt des SCV weiter gestärkt – für einen noch besseren Service und eine zeitgemäße Präsentation des Verbands.
Apropos Webseiten: Für das Verbandsjubiläum im vergangenen Jahr entschied sich der SCV für einen digitalen Zeitstrahl der Verbandsgeschichte. Unter www.175-jahre-chorverband.de kann auch heute noch die Chronik durchgeklickt werden.
Mehr als eine Verbandszeitung – die neue digitale SINGEN
Die neue digitale Version der Verbandszeitung SINGEN ergänzt das gedruckte Magazin und ermöglicht einen noch schnelleren Zugang zu aktuellen Themen und Archiv ausgaben. Während das Printmagazin weiterhin für die klassische Lektüre zur Verfügung steht, bietet die Online-Ausgabe zusätzliche Funktionen wie eine moderne Suchfunktion, thematische Tags und eine flexible Nutzung auf verschiedenen Endgeräten. Auch der Chorleben-Blog wurde nun in die SINGEN-Webseite integriert. Damit bildet die neue SINGEN-Seite nun eine vollwertige Anlaufstelle im Netz neben der Webseite des Chorverbandes.
Kleine Schritte gehen, aber groß denken
Für die Mitgliedschöre im Verband empfiehlt Pfeffer „Meiner Erfahrung nach ist es einfacher, einen Prozess, der analog bereits einigermaßen zufriedenstellen läuft zu digitalisieren, als zu versuchen Prozesse, die analog nicht funktionieren digital zu verbessern. Kleine Schritte gehen, aber groß denken: Beim Digitalisieren von Prozessen sollten auch angrenzende Abläufe und Prozesse berücksichtigt werden – welche Auswirkungen ergeben sich, welche Anpassungen sind nötig und können die Systeme diese erfassen. Dennoch gilt: Ein Schritt nach dem anderen, denn erst wenn ein Prozess reibungslos und selbstverständlich digital funktioniert, sollte der nächste folgen.“ Der Chorverband unterstützt die Mitglieder gerne bei der Digitalisierung. Neben dem SCV bietet es sich auch an im eigenen Verein nach eventuell bereits vorhandener Expertise zu fragen oder mit anderen Vereinen in den Austausch zu gehen. Zusätzlich gibt es ein breites Angebot an Unterstützungsmöglichkeiten, von Beratung und Support durch die ProStimme GmbH, bis hin zu Stifter helfen oder Fortbildungsmöglichkeiten der DSEE (siehe Serviceseite).
Chorverband 2035
Was ist die Zukunftsvision vom Verband? Und wie digital arbeitet die Geschäftsstelle in den 5 oder 10 Jahren? Johannes Pfeffer möchte den Einsatz digitaler Systeme intensivieren, um die Arbeit der Geschäftsstelle für den Verband effizienter und besser zu machen. Dazu gehören z. B. auch Automatisierungen von Prozessen, wie Kundenanfragen, interne Prozesse wie Sitzungsunterlagen, Personalverwaltung, Buchhaltung und vieles mehr. Er sieht außerdem Potential in der Verfügbarkeit von Daten und KI-Auswertungen in Hinblick auf bspw. statistische Entwicklungen und Veranstaltungsplanung. Aktuell nutzen die Kolleg:innen der Geschäftsstelle KI nur sehr rudimentär zum Erstellen einzelner Texte oder bei der Auswertung von Daten. Wichtig dabei ist, den Wandel schrittweise zu gestalten und die Bedürfnisse der Vereine im Blick zu behalten.
Die Digitalisierung bietet dem Schwäbischen Chorverband und seinen Mitgliedern große Chancen, denn durch den gezielten Einsatz digitaler Lösungen kann sich der Verband noch stärker auf seine Kernaufgabe konzentrieren – die Unterstützung und Förderung der Chöre. So entsteht eine digitale Infrastruktur, die nicht nur effizient ist, sondern auch den Gemeinschaftssinn und die musikalische Vielfalt im Verband stärkt.
• Barrierefreiheit
• Bessere Performance
• Mobile Darstellung
• Aktualisierte Inhalte
• verbessertes Anmelde- und
Verwaltungssystem für die Seminare