Das Jahresende rückt näher – damit laufen auch wieder gesetzliche Aufbewahrungsfristen aus. Ein guter Anlass für Vereine, sich mit der Archivierungspflicht ihrer Unterlagen zu befassen. Denn viele wissen nicht, dass alle steuerrelevanten Unterlagen eines Vereins mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.
Dies gilt auch für elektronische Daten, die in einem Format archiviert werden müssen, welches eine nachträgliche Änderung ausschließt. Das ergibt sich auch aus der Veröffentlichung „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, GoBD. Die Unveränderbarkeit der Kassenbücher ergibt sich als Verpflichtung auch für Vereine schon aus § 146 AO. Deshalb ist ein Tabellenprogramm zu verwenden, welches diesen Anforderungen entspricht.* Andernfalls kann die Buchhaltung vom Finanzamt beanstandet, im ungünstigsten Fall verworfen werden, was mit dem Verlust der Gemeinnützigkeit verbunden sein kann.
Der GoBD weiter zu entnehmen ist, dass Dokumente ohne steuerliche Relevanz grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren sind, soweit nicht andere, spezialgesetzliche Fristen gelten.
Die 6-Jahresfrist gilt also für die Aufbewahrung von E-Mails in Papier- wie in elektronischer Form.
Nicht nur Pflicht, sondern auch Chance: Vereinsgeschichte erhalten
Nicht alles muss man archivieren – aber manches sollte man wollen: Vereinsunterlagen haben nicht nur eine steuerliche, sondern auch eine historische Bedeutung. Sie sind oft die einzige Quelle für die Vereinsgeschichte. Protokolle, Programme, Presseberichte oder Festschriften können später wertvolle Einblicke geben – etwa bei einem Jubiläum oder einer Festschrift.
Literaturhinweis:
Institut für Sportgeschichte Baden–Württemberg e. V. (Hg.):
Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für Vereinsarchive, Festschriften und Jubiläumsausstellungen.
4. Aufl., Vaihingen/Enz 2010.
*Anmerkung der Redaktion: Gängige GoBD-zertifizierte Kassenbuchprogramme sind z. B. DATEV Kassenbuch online, Lexware buchhaltung/ Kassenbuch und Stotax Kassenbuch. Gemeinnützige Organisationen können über die IT-Plattform „Stifter-helfen“ vergünstigte Softwarelösungen beziehen: www.stifter-helfen.de
Zum Verfasser:
Rechtsanwalt Christian Heieck
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Dieser Beitrag gibt die Auffassung, Kenntnisse und Erfahrungen des Autors aus vielen Jahren Vereinsrechtpraxis wieder. Wir bitten dennoch um Verständnis, wenn im Hinblick auf die Vielfalt der individuellen Fallgestaltungen, die im Vereinsrecht vorkommen, eine Haftung für die gegebenen Auskünfte im Hinblick auf konkrete Einzelfälle nicht übernommen werden kann.