Ich war vor einigen Jahren auf einer transatlantischen Chorreise mit einem Kollegen. Bereits während der Reise sagte er einmal zu mir in einem herausfordernden Moment: „Nie wieder organisiere ich eine Chorreise“. Ich dachte schmunzelnd: Spätestens in fünf Jahren bist du wieder auf Tour. Und ich hatte Recht. Eine Chorreise zu organisieren ist ein hartes Stück Arbeit, aber sie stellt einen besonderen Moment im Leben eines Chores dar. Sie prägt den Chor, schafft gemeinsame Erinnerungen und musikalische Höhepunkte. Hinterher klingt der Chor anders, die Gemeinschaft hat sich entwickelt, die Menschen sind zusammengewachsen. Damit die Vorbereitung genauso angenehm ist wie die Reise selbst, wollen wir Ihrem Team ein wenig Starthilfe geben.

Die ersten Überlegungen

Im Vorfeld stehen grundlegende Fragen: Wie viele Tage wollen wir verreisen? Wie weit entfernt darf das Ziel sein? Möchten wir eine reine Konzertreise, eine Chorfreizeit oder eine Mischung aus beidem? Wie hoch darf das Budget pro Person sein? Wie luxuriös wollen wir es haben? Machen wir einen Choraustausch oder reisen wir unabhängig? Wollen wir eine Reiseagentur beauftragen oder selbst alles organisieren? Für einige dieser Fragen haben wir Tipps zusammengestellt.

Wohin fahren wir?

Mit der Frage nach dem Reiseziel sind nicht nur finanzielle Aspekte verbunden. Möchte der Chor außerhalb der EU reisen? Spielt Nachhaltigkeit eine Rolle? Wie international ist der Chor? Sprechen mehrere Mitglieder Spanisch, Französisch oder Italienisch? Beherrschen alle Englisch? Möchte der Chor an einem Festival teilnehmen? Welche Förderungen können wir beantragen? All diese Fragen können helfen, die Auswahl an Destinationen zu begrenzen und haben einen Einfluss auf das Gesamtbudget. Ein Choraustausch ermöglicht beispielsweise, die Chormitglieder beim Austauschchor unterzubringen und so die Kosten deutlich zu senken.

Wer hilft uns dabei? Vor- und Nachteile von Reiseagenturen

Es gibt Reiseagenturen, die sich auf Chorreisen spezialisiert haben. Vorteile: Sie wissen, wo Festivals stattfinden und kennen die Destinationen. Alles läuft aus einer Hand: keine mühsame Suche nach Hotels, Busunternehmen, Restaurants, Flug- oder Zugtickets, Aktivitäten oder einem Reiseführer. Oft bieten Agenturen außerdem eine juristische Absicherung (Haftung, Reiserücktritt, etc.). Und der größte Vorteil ist natürlich die Zeitersparnis. Der größte Nachteil ist der Preis, denn ohne Agentur wird die Organisation meistens ehrenamtlich von Chormitgliedern übernommen.

Ein Orga-Team aus dem Chor: klares Team mit guten Tools

Selbst organisieren erfordert ein starkes Orga-Team. Dabei kennt das Team die Mitglieder persönlich und weiß um die Art und um die Gewohnheiten des Chores. Durch die regelmäßigen Proben sind kurze Kommunikationswege möglich. Zudem nehmen alle Organisatoren an der Reise teil.

Unverzichtbare Hauptrollen sind:

  • Reiseleitung (Hauptkontakt und Überblick)
  • Finanzen (Kasse, Zahlungen, Fristen)
  • Förderanträge
  • Transport (Flüge, Züge, Busse)
  • Unterkunft und Verpflegung
  • Konzertorganisation (Räume, Technik, Werbung, Programmheft usw.)
  • Kommunikation mit den Chormitgliedern

Unterstützen Sie Ihr Team am besten mit einem guten Planungstool. Das kann z. B. Stackfield, awork oder Trello sein. Es kann aber auch eine sehr gut konzipierte und durch eine Cloud-Lösung geteilte Excel-Tabelle sein. Stress lässt sich außerdem durch eine gute Zeitplanung in allen Organisationsbereichen vermeiden. Bis wann müssen die Hotels/Flüge/Züge/Busfirmen gebucht werden? Bis wann müssen demnach die Teilnahmegebühren eingegangen sein? Wie spät kann man die Namen der Reisenden ändern? Wann müssen die Förderanträge eingereicht werden? Wann kommt die Antwort? Um diese verschiedenen Deadlines sicher zu koordinieren, sind die oben genannten Planungstools sehr nützlich.

Kleiner Tipp für örtliche Informationen: Wenn kein Choraustausch geplant ist, holen Sie sich Rat beim örtlichen Chorverband. Listen finden Sie für Europa auf https://europeanchoralassociation.org, für andere Kontinente auf https://www.ifcm.net.

Finanzen

Bei weit entfernten Reisen reichen die privaten Mittel oder die Chorkasse meist nicht aus. Es gibt jedoch verschiedene Fördermöglichkeiten.

  • Einen Reisekostenzuschuss können Sie für eine Chorreise ins nicht deutschsprachige Ausland beim Goethe-Institut beantragen. Kriterien und mehr finden Sie auf https://www.goethe.de
  • Die Deutsche Chorjugend fördert internationale Begegnungen von Kinder- und Jugendchören. Mehr Infos: www.deutsche-chorjugend.de.
  • Reisen Sie in Ihre Partnerstadt, kann Ihre Reise möglicherweise von der Stadt oder Gemeinde bezuschusst werden. Andernfalls lassen sich auf jeden Fall wertvolle Kontakte knüpfen.
  • Fragen Sie kleine oder mittelständische Unternehmen in Ihrer Stadt, ob sie die Reise sponsern möchten – eventuell im Vorfeld verbunden mit einem Konzert für mehr Sichtbarkeit.
  • In einem Chor treffen sich Menschen aus sehr unterschiedlichen finanziellen Verhältnissen. Bieten Sie eine einfache und anonyme Möglichkeit dazu, werden einige Mitglieder gerne freiwillige Beiträge in die Reisekasse einzahlen, sodass die Teilnahmegebühren für andere nicht zu hoch werden.
  • Benefizkonzerte zur Reisefinanzierung, Crowdfunding-Aktionen oder ein Chor-Kalender: auch für kleine Zuschüsse ist Kreativität willkommen!

Kommunikation vor und während der Reise

Kommunikation entscheidet oft darüber, ob eine Reise angenehm oder etwas anstrengend verläuft. Am besten erfolgt die Kommunikation zwischen Orga-Team und Chorreisenden während der Vorbereitung über einen einzigen Kanal. Manche Reiseagenturen bieten für Kommunikation und Datensammlung vorab eigene Plattformen an. Wer die Reise selbst organisiert, kann auf hilfreiche Tools zurückgreifen, z. B. Chorilo, die Konzertmeister-App oder das professionellere Tool 442Hz.

Für kurzfristige Änderungen während der Reise eignet sich eine Gruppe in einer gängigen Messenger-App. Es ist sinnvoll, jeden Morgen den Tagesplan in die Gruppe zu posten und die Einstellungen so vorzunehmen, dass nur das Orga-Team schreiben kann. So bleibt die Kommunikation übersichtlich. Für Rückfragen oder Notfälle empfiehlt sich ein separates Notfallhandy mit lokaler Prepaid-SIM oder einer internationalen eSIM (z. B. Airalo). Das Handy wird innerhalb des Orga-Teams abwechselnd genutzt, sodass nicht immer dieselbe Person zuständig ist (am besten übernimmt es jemand, der der Landessprache mächtig ist). In Ländern wie der Schweiz, Österreich oder Frankreich ist dies meist nicht nötig. In Ländern mit Sprachbarrieren oder in Regionen mit eingeschränkter Infrastruktur kann ein Notfallhandy jedoch sehr hilfreich sein. Kleine gesundheitliche Probleme können dort schnell zu echten Notfällen werden.

Nachhaltig reisen

In der SINGEN-Ausgabe vom Mai 2023 hatten wir viele Impulse zum Thema „Nachhaltige Chorreisen“ gesammelt: Schauen Sie gerne in unser Archiv! Einige dieser Punkte möchten wir Ihnen auch heute noch einmal ans Herz legen:

  • Innerhalb Europas möglichst mit dem Zug reisen – der Weg ist Teil des Erlebnisses! Beispiele für Direktverbindungen ab Stuttgart (ggf. im komfortablen Nachtzug): Venedig, Zagreb, Amsterdam, Ljubljana, Budapest, Bologna. Städte wie Stockholm, Marseille, Rom, Mailand oder Warschau sind mit nur einem Umstieg erreichbar.
  • Wenn Fliegen nötig ist: Direktflug statt Umstieg wählen
  • Falls kein Direktflug möglich: alternativen Flughafen wählen und Flug mit Bahn kombinieren.
  • Vor Ort ÖPNV nutzen
  • Bei Hotels auf Nachhaltigkeitssiegel achten (z.B. GreenSign, EU-Ecolabel)
  • Bei Gruppenverpflegung: vegetarische Optionen und regionale Produkte bevorzugen
  • Mehrwegbecher, Vorratsdose und Reisebesteck mitnehmen, um Reste einzupacken und Einweg zu vermeiden
  • Leicht packen: je weniger Gepäck, desto nachhaltiger (und angenehmer)
  • Lassen Sie sich vom Partnerchor eine kleine Sammlung nachhaltiger Tipps vor Ort erstellen, z. B. zu Trinkwasserbrunnen, lokalen Restaurants und Cafés.

Noch mehr Impulse zum nachhaltigen Reisen finden Sie:

Gute Reise!

Wir hoffen, unsere Tipps erleichtern Ihnen die Planung und Organisation. So wird Ihre Chorreise nicht nur reibungslos ablaufen, sondern auch zu einem unvergesslichen Erlebnis voller Musik, gemeinsamer Momente und bleibender Erinnerungen.

Immer wieder nützlich:

  • Reisepass/Gesundheitskarte/wichtige Unterlagen einscannen und in einer sicheren Cloud lagern
  • Ein bisschen Bargeld in Euro oder Dollars mitnehmen
  • Ggf. einen Stromadapter mitnehmen
  • Eventuelle Medikation im Handgepäck transportieren
  • Internationale Krankenversicherung prüfen
  • „OhneWörterBuch“ einpacken

www.isabellemetrope.com.

Isabelle Métrope ist Sängerin, Dirigentin, Sprachcoach und Musikjournalistin.

Bild: privat

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Wie organisiere ich eine Chorreise?