Zunächst muss nur der Empfang von E-Rechnungen von den Vereinen sichergestellt werden. Das Bundesministerium für Finanzen teilt in einem Schreiben vom Juni 2024 (III C 2 -S 7287a/23/10001: 007) mit, dass E-Rechnungen elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden. Dadurch wird der Geschäftsverkehr digitalisiert; dies soll auch zu Verwaltungseinsparungen führen. Eine E-Rechnung ist keine Rechnung beispielsweise im PDF-Format. Sie ist in Form und Verwendungsmöglichkeit deutlich mehr (XML-Daten nach EU-Norm), also ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die bisher notwendigen Pflichtangaben (Namen und Anschrift des Lieferanten, des Leistungsempfängers, Rechnungsnummer etc.) sind weiterhin obligatorisch.
Ausnahmen
Die E-Rechnung ist auch für Vereine zwingend. Dies gilt nicht für den ideellen Bereich, da Vereine hier nicht als Unternehmen eingeordnet werden. Ausnahmen bestehen auch für steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG), bei Rechnungen über Kleinbeträge bis 250,00 € und wenn Empfänger oder Rechnungssteller nicht im Inland ansässig sind. Vereine müssen ab dem 01. Januar 2025 (da nach § 4 UStG steuerfrei) keine E-Rechnungen ausstellen, sondern in der Lage sein, solche zu empfangen und zu verarbeiten. Vereine müssen deshalb über eine Software verfügen, mit der sie eine zugehende Rechnung lesen und prüfen können. Eine Verarbeitung der E-Rechnung ist beim Verein als Rechnungsempfänger (noch) nicht erforderlich, sie muss aber elektronisch verarbeitet und von der Finanzverwaltung ausgewertet werden können. Für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb des Vereins gelten diese Ausnahmen nicht. Die Aufbewahrung von E-Rechnungen muss ebenfalls digital erfolgen, in dem Format, in dem der Verein die Rechnung empfangen hat. Hier gibt es Verwaltungsvorschriften (GoBD), die zu
beachten sind und die im Internet abgerufen werden können. Das bedeutet für die Vereine:
- Ohne Übergangsregelung muss jeder Verein in der Lage sein, ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen zu empfangen.
- Vereine können bis Ende 2027 weiterhin Rechnungen als sonstige Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 01. Januar 2028 müssen alle Vereine (auch Kleinunternehmer:innen und solche, die nur steuerfreie Umsätze
ausführen) E-Rechnungen stellen und versenden.
Kostenlose Tools im Internet
Ich habe den Eindruck, dass der Mehraufwand für die Vereine handhabbar ist. Es besteht die Möglichkeit, entsprechende E-Rechnungstools bei den großen Anbietern – teilweise kostenlos – zu beziehen, etwa bei DATEV eG, Lexware etc. Angebote sind reichhaltig im Netz vorhanden und abrufbar. Das Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums ist ebenfalls online verfügbar.
Es ist noch genügend Zeit, den Empfang von E-Rechnungen in der Buchhaltung des Vereins zum 01. Januar 2025 zu implementieren. Auch wieder eine steuerrechtliche Regelung, die eigentlich nicht für Vereine bestimmt und gedacht ist. Die Tendenz setzt sich allerdings fort, Vereine wie Unternehmen zu behandeln und ihnen lediglich durch Ausnahmeregelungen oder umsatzorientierte Erleichterungen entgegenzukommen. Melden Sie sich, wenn Sie Probleme haben!
Rechtsanwalt Christian Heieck
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Dieser Beitrag gibt die Auffassung, Kenntnisse und Erfahrungen des Autors aus vielen Jahren Vereinsrechtpraxis wieder. Wir bitten dennoch um Verständnis, wenn im Hinblick auf die Vielfalt der individuellen Fallgestaltungen, die im Vereinsrecht vorkommen, eine Haftung für die gegebenen Auskünfte im Hinblick auf konkrete Einzelfälle nicht übernommen werden kann.