Organisatorisch immer wieder eine Herausforderung: Scala-Vokal – eine der herausragendsten Veranstaltungen des Schwäbischen Chorverbandes im Jahr 2016 und
Hinter den Kulissen dieser Veranstaltung und zahlloser anderer Veranstaltungen in den Vereinen und Regionalchorverbänden des Schwäbischen Chorverbandes laufen komplexe Vorgänge der Vorbereitung und Risikominimierung ab mit bewundernswerter Umsicht und Sorgfalt, umso bewundernswerter, als die Organisatoren häufig Amateure sind, die im Ehrenamt Verantwortung übernommen haben und die bereit sind, die mit einer solchen Veranstaltung verbundenen Aufgaben und Risiken in Angriff zu nehmen, zu bewältigen und – nicht zuletzt – zu verantworten.
Auf Seite 14 unseres SINGEN-Heftes heißt es: „Ordnung ist das ganze (Organisations-)Leben.“ Dazu wird von Checklisten, Zeitplänen etc. berichtet.
Jeder Organisator einer solchen Veranstaltung, ob groß oder klein, tut gut daran, Checklisten in seiner Vorbereitungsarbeit einzubauen. Checklisten, die er selber erstellt (für das konkrete Projekt), aber auch Checklisten, die aus der Erfahrung anderer, auch professioneller, Organisatoren erstellt sind und die einem das Leben mit der Verantwortung für ein Projekt erleichtern können.
Vom Umgang mit diesen Checklisten soll hier nicht weiter und im Einzelnen die Rede sein, nur so viel: Unkritisches Sich-verlassen auf Checklisten ist riskant und kann nicht empfohlen werden. Entscheidend ist immer die konkrete Planung, bei der Checklisten herangezogen oder gebildet werden können. Entscheidend ist die konkrete Veranstaltung: Was will die Veranstaltung erreichen, welches Publikum wird erwartet, welche konkreten Risiken bestehen, welche Hilfestellung kann gegeben werden?
Einige Punkte zur Veranstaltungsvorbereitung möchte ich ansprechen und anregen:
Verträge:
Eine Vielzahl von Verträgen und Vereinbarungen (verstehen Sie die Vereinbarung als den juristisch „kleinen Bruder“ des Vertrages!) begleiten ein solches Projekt von Anfang an. Zunächst Künstler und Ensembles: Mit ihnen müssen Verträge geschlossen werden, aus denen sich die gegenseitigen Rechte und Pflichten ergeben (Repertoire, Vergütung, Einzelheiten des Auftritts, Folgen einer Veranstaltungsabsage und vieles andere mehr). Dazu gibt es eine Vielzahl von Vertragsmustern; beachten Sie immer, wo ein solches Vertragsmuster „herkommt“: Jedes Vertragsmuster wird besonders die Interessen des jeweiligen Verwenders im Auge haben; es gibt „veranstalterfreundliche“ und „künstlerfreundliche“ Vertragsmuster.
Und das Problem mit Mustern:
Verlieren Sie nicht aus dem Auge, dass es um einen konkreten Vertrag geht, nicht um das Ausfüllen eines Formularvertrages.
Der Veranstalter schließt des Weiteren den notwendigen Vertrag über den Veranstaltungsort mit Eigentümer oder Vermieter (Stadt, Gemeinde, privater Veranstalter etc.). Hier ist vor allem wichtig, welche gegenseitigen Verpflichtungen bestehen, wer für die Verkehrssicherungspflicht verantwortlich ist und für Verstöße gegen dieselbe einzustehen hat. Das Interesse des Veranstalters wird immer sein, die Verkehrssicherungspflicht beim Vermieter zu belassen – und umgekehrt. Hier muss ein interessengerechter Ausgleich stattfinden.
Nicht vergessen:
die Versicherungsfrage:
Die Vereine des Schwäbischen Chorverbandes sind in einen gut bestückten Vertrag mit der ARAG-Versicherung eingebunden, in dem eine auskömmliche Veranstalterhaftpflichtversicherung enthalten ist. Einzelheiten können auf der Homepage sowohl des Schwäbischen als auch den Deutschen Chorverbandes erfragt werden. Es ist immer, vor allem bei größeren Veranstaltungen, empfehlenswert, mit dem Haftpflichtversicherer vor der Veranstaltung Kontakt aufzunehmen und Einzelheiten zu besprechen.
Von Bedeutung ist auch, welche Regelungen man für den Fall trifft, dass die Veranstaltung (zu welchem Zeitpunkt?) abgesagt werden muss; bei Freiluftveranstaltungen müssen darüber hinaus Regelungen darüber getroffen werden, welche Alternativen und Absprachen bei witterungsbedingten Schwierigkeiten getroffen werden.
Veranstaltungen, bei denen Musik dargeboten wird (das ist in unserem Verband ja praktisch immer der Fall), muss eine Meldung an die Geschäftsstelle des SCV bzw. an die Bezirksdirektion Stuttgart der GEMA erfolgen, um die Veranstaltungsprogramme zu melden; gemeldet werden muss immer, ob eine Konzertveranstaltung in den Gesamtvertrag zwischen GEMA und DCV fällt oder ob es sich um eine rein gesellige Veranstaltung handelt, die direkt bei der Generaldirektion Stuttgart gemeldet und auch bezahlt werden muss. Einzelheiten, so auch die Regelung von Ausnahmen etc., können auf den Homepages von DCV und SCV in Erfahrung gebracht werden; bei Zweifelsfragen hilft in erster Linie die Geschäftsstelle des Schwäbischen Chorverbandes, ggf. auch die Bezirksdirektion Stuttgart der GEMA.
Verträge für Straßensperren, Verkehrsbeschränkungen anderer Art, Anmietung von Parkflächen, sind ebenso zu bedenken, wie Vereinbarungen mit freiwilligen Helfern, die nicht Mitglieder des Vereins sind. Sie unterfallen dem Schutz des ARAG-Gesamtvertrages nur, wenn sie als Helfer des Vereins (beim Aufbau, beim Ausschank, als Parkwächter oder in vielfach anderer Weise) für den Verein tätig sind. Das sollte man zweckmäßiger Weise dokumentieren, so dass im Schadensfall nachgewiesen werden kann, dass hier ein Helfer des Vereins in dessen Auftrag tätig war.
Schäden und Fehler bei Veranstaltungen, die sich nachteilig auf das Vereinsvermögen auswirken, sind ausgesprochen selten. Das spricht für die Gründlichkeit, Sorgfalt und Kompetenz unserer Vereine. Wenn im Einzelfall doch einmal etwas geschieht, darf man getrost darauf verweisen, dass der Gesetzgeber die Haftung von Vereins- wie Vorstandsmitgliedern auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt hat, die so gut wie nie in der Praxis vorkommen, und auch, dass das Vereinsvermögen – an dem ein Schaden letztlich „hängen bleibt“ – sowohl durch die Veranstalterhaftpflichtversicherung als auch durch die ebenfalls mit der ARAG vereinbarte Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abgesichert ist, so dass im Ergebnis große wie kleine Veranstaltungen angstfrei, kreativ und offensiv durchgeführt werden können.
Christian Heieck