Wie Checklisten, Zeitpläne und Co die Arbeit an Projekten erleichtern und Fehler bei der Planung verhindern können
Flyer drucken, die Presse informieren, das Catering nicht vergessen und wie war das jetzt nochmal mit der Anmeldung der Veranstaltung bei der GEMA? Eine Veranstaltung zu organisieren bedeutet Stress und kann auch bisweilen für schlechte Stimmung sorgen.
Viele Dinge müssen beachtet werden und oft kommt dann alles auf einmal. Wie Mark Twain schon passend sagte: „Gäbe es die letzte Minute nicht, so würde niemals etwas fertig.“ Die letzte Minute ist sicherlich eine der wichtigsten Phasen in der Organisation. Hier können noch letzte Feinheiten zurecht gerückt werden, vor allem sollte die letzte Minuten aber dafür da sein, dass man sich noch einmal zusammensetzt und den Tag von vorne bis hinten durchdenkt. In welcher Kiste liegen die Eintrittskarten, haben die Helfer ihren Arbeitsplan erhalten, stimmt der Zeitablauf noch … Zu spät ist die letzte Minute definitiv für Anfragen wie: Habe ich die Genehmigung des Ordnungsamtes für die Veranstaltung?
Der Schwäbische Chorverband will Partner für seine Vereine in allen Vereinslebens-lagen sein. Deshalb findet sich auf der Homepage www.s-chorverband.de des Verbandes in der Rubrik Vereinsführung auch die Kategorie Eventplanung. Dort finden Sie allgemeine Planungshilfen für Ihre persönliche Veranstaltung. Check-listen, an was alles gedacht werden muss, aber auch eine Gedächtnisstütze, wann wer wie was zu erledigen hat.
Ein strukturiertes Planen einer Veranstaltung mit genauen Plänen kann den Stress zwar nicht ganz verhindern, aber sicherlich minimieren. Hier einige Tipps, die das Planen erleichtern können:
Folgende Punkte gilt es zu beachten:
Projektplan:
In welchem Zeitraum, mit welcher Besetztung und welchen Zielen wird das Projekt durchgeführt. Ein Projektplan legt die Eckdaten fest.
Helferplan:
Stellen Sie sicher, dass jeder Helfer weiß wann er was wo tun muss
Zeitplan:
Einer der ersten Schritte der Organisation. Wann ist Redaktionsschluss für das Programm, wann eine Korrekturphase für die Flyer, wann müssen Ehrengäste eingeladen werden.
Checkliste:
Perfekt in Kombination mit dem Zeitplan. Die Checkliste sagt was alles insgesamt erledigt werden muss, der Zeitplan wann dies zu geschehen hat.
Packliste:
Was bringt eine perfekte Planung, wenn vergessen wird die Eintrittskarten dann auch tatsächlich mit zu nehmen. Machen Sie sich eine Liste aller Dinge, die vor Ort müssen und hacken Sie sie wirklich erst ab, wenn es eingepackt ist.
Kisten:
Große Kisten sind schwer zu transportieren und unübersichtlich. Versuchen Sie unterschiedlichen Bereichen eigene Kisten zu geben. Eine Kiste mit allem für die Kasse, eine Kiste für alles was hinter der Bühne benötigt wird, eine Kiste für….
Der Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt.
Finanzplan:
Behalten Sie den finanziellen Überblick. Stellen Sie einen Kostenvoranschlag auf und führen Sie aktuell Buch über Ausgaben und Einnahmen. So kann noch rechtzeitig die Kostenbremse gezogen werden.
Zuschüsse:
Erkundigen Sie sich rechtzeitig über mögliche Zuschüsse, deren Bedingungen und Antragsfristen. Eventuell kommen Gemeinden bei der Hallenmiete entgegen, es finden sich Sponsoren oder das Projekt wäre ein Kandidat für die Projektförderung des Schwäbischen Chorverbandes.
Genehmigungen:
Ob Abwasser, Feuerwehr oder Parkverbote, klären Sie mit den zuständigen Ämtern ab, was Sie vor Ort zu beachten haben, welche Genehmigungen beantragt werden müssen und welche Fristen zu beachten sind.
Versicherungen:
Vermieter verlangen heute meistens eine Veranstalterhaftpflicht.