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kurz & bündig, SINGEN 2018-12, Vereinsmanagement

Und das nicht nur zur Weihnachtszeit:

Christian Heieck
1. Dezember 2018
Titelbild: Christian Heieck
Christian Heieck

Wie ist die Datenschutzerklärung bekannt zu machen?

Das Jahr 2018 war – zumindest auch – das Jahr des (neuen) Datenschutzes. Am 25. Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung – kurz DS-GVO – der Europäischen Gemeinschaft in Kraft, und zwar übergangslos mit sofortiger Wirkung.

Die DSGVO und ihre Auswirkungen

Die Aufregung war groß; viele Vereine wurden durch den „Hype“ an Datenschutzhinweisen, Seminaren, Bußgelddrohungen aus einem unterschiedlich langen Winterschlaf gerissen. Nun, da sich das Jahr dem Ende zuneigt, haben sich die Gemüter etwas beruhigt und die Erkenntnis ist gewachsen, dass auch im neuen Datenschutz „nur mit Wasser gekocht wird“. Es werden aber immer noch sehr oft Fragen gestellt und Formulierungshilfen erbeten.

Wo muss die Datenschutzerklärung sein

Eine der häufigsten Fragen ist: Wo muss die Datenschutzerklärung veröffentlicht werden? Ist die Veröffentlichung in der Satzung des Vereins nötig? Muss die Kenntnisnahme von der Datenschutzerklärung von jedem Vereinsmitglied oder sonst Betroffenen unterschriftlich bestätigt werden? Ist eine Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins ausreichend?

Die letzte Ausgabe in der Rubrik „kurz und bündig“ im Jahr 2018 soll deshalb dazu genutzt werden, diese Fragen noch einmal zentral zu beantworten.

Zunächst: Was ist die Datenschutzerklärung?

Die Datenschutzerklärung ist kein feststehender oder gar gesetzlich normierter Begriff. Sie wird auch „Datenschutzrichtlinie‘“, „Datenschutzordnung“ oder noch anders genannt. Sie sind also in der Wahl des Begriffes relativ frei. Zum Ausdruck kommen soll, dass der Verein in dieser Erklärung die Grundzüge seiner Datenerhebung, -verarbeitung und –nutzung mitteilt und schriftlich fixiert. Und: Er informiert über die (bleiben wir dabei) Datenschutzerklärung seine Vereine und die sonst von den Datenverarbeitungsmaßnahmen des Vereins Betroffenen (Art. 16 S. 1 DS-GVO).

Mit der Datenschutzerklärung erfüllt der Verein seine Pflicht zur transparenten Information im Sinne von Art. 12 DS-GVO: Der Verantwortliche muss den Betroffenen alle Informationen, die sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten beziehen, in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form übermitteln. Nur dann kann die von der Datenverarbeitung betroffene Person die Ausübung ihrer Rechte aus den Artikeln 15 – 22 DS-GVO wahrnehmen.

Stichworte also:

  • Transparenz
  • Vollständigkeit der Information
  • Verständlichkeit
  • leichte Zugänglichkeit

Die Information kann schriftlich, in elektronischer Form (§ 126a BGB), Textform (§ 126b BGB, insbesondere E-Mail) oder in jeder anderen vereinbarten Form erfolgen. Der Verein muss gegenüber Betroffenen und gegenüber dem Datenschutzbeauftragten des Landes Baden-Württemberg, die Erfüllung seiner Pflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung beweisen können, also auch die Erfüllung seiner Verpflichtung, die regelmäßig durchgeführten Datenschutzmaßnahmen getroffen zu haben.

Datenschutzerklärung in der Satzung:

Jedes Vereinsmitglied hat die Pflicht, sich über den aktuellen Inhalt der Satzung zu unterrichten. Eine Datenschutzerklärung oder – hier besser: eine Datenschutzordnung – in der Satzung ist deshalb geeignet, den Betroffenen (Inhabern personenbezogener Daten) mitzuteilen, welche Maßnahmen der Verein zur Erfüllung seiner Verpflichtungen aus der Datenschutz-Grundverordnung trifft. Deshalb ist die Aufnahme einer solchen Datenschutzordnung in die Satzung ein geeignetes Mittel, die Vereinsmitglieder und sonstigen Personen, die von datenschutzrechtlichen Maßnahmen des Vereins betroffen sind, über dessen datenschutzrechtliche Maßnahme zu informieren.

Will man eine Datenschutzordnung in die Satzung aufnehmen, muss das normale Satzungsänderungsverfahren durchgeführt werden; nach dem Beschluss der Mitgliederversammlung muss die Satzungsänderung mit notarieller Unterschriftsbeglaubigung zum Vereinsregister angemeldet werden.

Eine Pflicht des Vereins, eine Datenschutzordnung in die Satzung aufzunehmen, gibt es nicht.

Die Datenschutzregelung oder Datenschutzordnung kann aber auch auf andere Weise den betroffenen Dateninhabern mitgeteilt werden. Das kann durch Aufnahme der Datenschutzordnung oder –erklärung in die Homepage des Vereins („an gut sichtbarer bzw. erreichbarer Stelle“) geschehen, aber auch durch einen Rundbrief an die Mitglieder (jahreszeitlich inspiriert: Weihnachtsrundbrief), per Email, und zusätzlich für alle, die nicht über einen Internetanschluss verfügen, in einfacher Schriftform. Ziel und Zweck: Jedes Vereinsmitglied soll über die Datenschutzerklärung bzw. Datenschutzordnung informiert sein können.

Ein Empfangsbekenntnis jedes Vereinsmitglieds ist nicht erforderlich. Bewiesen werden muss lediglich (bei schriftlicher Versendung), dass die Schreiben versandt worden sind (ebenso wie bei schriftlicher Einladung zu einer Mitgliederversammlung).

Der Inhalt der Datenschutzregelung oder Datenschutzordnung ist dem Leitfaden zur Datenschutz-Grundverordnung auf der Homepage des Schwäbischen Chorverbandes e. V. zu entnehmen. Wie angekündigt, wird dieser in Kürze in überarbeiteter Auflage erscheinen.

 

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