Mit Strategie und Struktur zu einer guten Kommunikation
Einatmen … ausatmen … einatmen … ausatmen … Diese wichtige Tätigkeit unseres Körpers passiert, ohne dass wir uns darüber Gedanken machen. Gut so, denn sonst müssten wir 24 Stunden am Tag darüber nachdenken, ob wir gleich ersticken könnten. Über die eigene Atmung denkt man erst nach, wenn sie nicht, wie gewohnt, problemfrei funktioniert. Sänger:innen wissen, wie wichtig das Atmen für ihr Hobby ist.
Doch was hat atmen mit guter Medienarbeit zu tun? Die Antwort: Alles. Stellt man sich den Verein als lebendiges Wesen vor, kann man im Atmungssystem die Medienarbeit eines Vereins sehen. Medienarbeit gehört zu den wichtigen Grundpfeiler jeder Vereinsarbeit. Plant man sie gut, funktioniert sie so selbstverständlich, wie das Atmen, funktioniert sie gut, finden sich ihre Ergebnisse und Auswirkungen in allen Systemen wieder und unterstützen den gesamten Organismus in seiner Funktion.
Einatmen … ausatmen …
Wie bei der Atmung geht es auch bei der Pressearbeit um den gesunden Austausch. Informationen sammeln, Informationen wieder nach außen geben. Und dazwischen werden sie im eigenen System verteilt, verarbeitet und angepasst. Um gut nach innen und nach außen zu kommunizieren, muss man nicht nur wissen, was im eigenen Zirkel vor sich geht, sondern auch was um einen herum passiert. Wen gibt es außer meinem Verein in meiner Umgebung? Wen muss ich in meiner Ansprache berücksichtigen? Welche Angebote gibt es? Welche Möglichkeiten der Weiterentwicklung kann ich entdecken? Am Anfang einer jeden guten Medienarbeit steht eine solide Analyse dessen, womit ich arbeite. Das Grundgerüst hierfür bilden drei Fragen: Was will ich erreichen? Wen will ich erreichen? Wie will ich das erreichen? Gerade auch im Bereich der Sozialen Medien ist das Einatmen, also das aktive Aufnehmen von Entwicklungen und Trends noch einmal verstärkt wichtig geworden. Im Gegensatz zu den klassischen Medien, in denen ich einseitig meine Informationen und Gedanken nach draußen gebe, leben die neuen Medien vom Netzwerkgedanken und dem lebendigen und regen Austausch. Ich selbst bin nur dann interessant, wenn auch ich ein Teil dieses großen Austauschs bin. Teilen, Liken und Kommentieren gehören also nicht nur zum guten Ton, sondern sind auch ein Muss, wenn ich und meine Arbeit selbst wahrgenommen werden wollen.
Vorbereitet sein, um durchatmen zu können
In den meisten Vereinen ist die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, oder eben das Gesamtpaket der Medienarbeit, eher ein Projekt als eine ständige und kontinuierliche Aufgabe. Darin liegt aber bereits das erste Problem. Diese Arbeit entfaltet ihre volle Wirkung nur dann, wenn sie gleichbleibend gut ausgeführt wird. Wie in allen Bereichen der Vereinsarbeit ist es daher sinnvoll, einen Plan zu haben. Zunächst geht es hier darum, sich zu überlegen, welche Medien kann und will ich bedienen, wen will ich damit erreichen und kann ich das leisten?
Nicht alle Plattformen sind für jede Zielgruppe geeignet, aber alle haben ihre eigene Sprache. Für den Anfang ist es empfehlenswert, sich gemeinsam mit weiteren Vereinsmitgliedern zusammen zu setzen und zu überlegen, welcher Social-Media-Kanal für den Verein sinnvoll sein kann. Dabei hilft es sehr, sich selbst einmal auf die Suche zu begeben, was einem auf bestimmten Plattformen besonders gefällt, oder eher abschreckt. Wichtig: Es muss authentisch sein. Das funktioniert am besten, wenn hier wirklich alle mit an Bord sind. Um sich die Arbeit zu erleichtern, kann bei guten Absprachen innerhalb eines kleinen Teams die Arbeit auf mehrere Schultern verteilt werden und durch einen kleinen redaktionellen Plan auch schon weit im Voraus geplant werden. So entstehen im Handumdrehen ansprechende und vereinsnahe Inhalte, die in regelmäßigen Abständen gepostet werden können.
Nicht hyperventilieren
Das ist eine wichtige Faustregel. Es ist besser erst einmal einen Kanal gut zu bespielen, als immer gleiche Inhalte auf diversen Plattformen zu veröffentlichen. Wenn die Medienarbeit dann einen guten Rhythmus gefunden hat, kann ich über eine Erweiterung des Programms nachdenken.
Ob man zu diesem Schritt bereit ist, kann ich daran bestimmen, ob man die Ziele, die ich für mich vereinbart habe, erreicht habe. Um Enttäuschungen zu vermeiden, sollte man bei allen Schritten von Anfang an Ziele definieren, die erreichbar, von den anderen Mitgliedern akzeptiert, messbar und realistisch sind. Zudem muss es einen Zeitplan geben, wie die Ziele bis wann erreicht werden müssen. Hierbei hilft es zunächst auch kleine Schritte zu gehen. Ein solches Ziel kann zum Beispiel sein, nach dem nächsten Konzert zehn neue Follower auf Instagram rekrutiert zu haben. Habe ich das nicht geschafft, muss ich überprüfen, woran das gelegen haben kann und wie ich es eben noch verbessern kann. Habe ich es geschafft, steht das nächste Ziel an.
Wichtig dabei: Es geht bei der Kommunikation im Verein nicht nur darum, wie ich nach außen wirke, sondern auch, wie ich meine Mitglieder in die Kommunikation miteinbeziehe. Erreichte Ziele sind gemeinschaftliche Erfolge und bringen so auch die Gruppe näher zusammen.
Keine Schnappatmung
Das Konzert steht an, alle sind aufgeregt, es ist das Highlight des Jahres. Ja, es ist in Ordnung, wenn hier der Puls etwas höher geht. Auch in der Pressearbeit gehören diese Jahreshighlights zu den Ausschlägen im Arbeitsdiagramm und das muss auch so sein. Projekte und Veranstaltungen spielen in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit eine große Rolle. Es darf aber hier nicht zur Schnappatmung kommen. Ein Projekt braucht nicht nur einen langen Atem, sondern muss vom ersten Tag an medial vertreten sein. Das Konzert steht nicht von jetzt auf gleich auf der Bühne, sondern hat eine lange Vorlaufzeit. Diese lässt sich gut nutzen, um schon während der Konzeption, dem Üben und Fantasieren für diese Aufgabe die Leser:innen mit auf den Weg zu nehmen und Spannung zu wecken, was die Zuschauer:innen dann bei der Veranstaltung erwartet.
Grundlegend für das ganze System
Betrachten wir den Verein als lebendiges Wesen, so sind die Mitglieder das Herz. Auch die Atmung funktioniert nur, wenn das Herz schlägt, das Herz schlägt nur, wenn die Atmung genug Sauerstoff in das System bringt. Ein Verein mit all den Menschen, die sich ihm zugehörig fühlen, wie Mitglieder, Vorstand, Chorleiter, Eltern, Förderer und viele mehr, muss eine gute Kommunikation nach innen und außen leben. Welche Werte vertreten wir? Wie behandeln wir uns gegenseitig? Wie wollen wir von außen gesehen werden? Wenn über diese Punkte Einigkeit besteht, kann jeder ein gutes Bild dieser Gemeinschaft ab-
geben. Und: Weiteratmen nicht vergessen