Muster einer Geschäftsordnung für den Vorstand
Der Vorstand kann sich für seine Arbeit eine eigene Geschäftsordnung geben, eine – siehe oben – „Innengeschäftsordnung“. Sie kann deshalb vom Vorstand ohne Mitwirkung der Mitgliederversammlung beschlossen und geändert werden. Auch sie darf Bestimmungen der Satzung weder ändern noch diesen widersprechen.
Die nachstehend vorgelegte Geschäftsordnung für den Vorstand enthält auch Positionen, die in der vorangegangenen Geschäftsordnung für den Verein geregelt sind. Sie ist also in erster Linie dafür gedacht, die Regeln für die Vorstandsarbeit darzustellen, wenn keine Vereins-Geschäftsordnung im betreffenden Verein erlassen wurde. Ansonsten müssten selbstverständlich nicht nur die Geschäftsordnungen auf die Satzung, sondern auch die Geschäftsordnungen für Vorstand und Verein aufeinander abgestimmt werden.
§1 Arbeit des Vorstandes, Durchführung der Vorstandssitzungen
Die Arbeit des Vorstandes wird in den Vorstandssitzungen erbracht und besprochen. Daneben sind die Mitglieder des Vorstandes durch den Geschäftsverteilungsplan mit konkreten Aufgaben betraut, die ihnen durch Beschluss des Vorstandes übertragen worden sind, es sei denn, sie ergeben sich schon aus der Satzung.
Vorstandssitzungen finden regelmäßig einmal monatlich [einmal im Quartal o. ä.] statt. Sie werden vom Vorsitzenden, im Falle dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter einberufen.
Die Einberufung erfolgt auch, wenn ein Drittel der Vorstandsmitglieder dies mit Begründung beantragen. Dabei ist der gewünschte Gesprächsgegenstand zu benennen, ebenso die Dringlichkeit, die ein Zuwarten bis zur nächsten turnusmäßigen Vorstandssitzung nicht erlaubt.
Der Vorstand legt zu Beginn eines Geschäftsjahres oder nach Neuwahlen die turnusmäßigen Vorstandssitzungen für das laufende Geschäftsjahr fest.
§2 Geschäftsverteilungsplan
Nach jeder Neuwahl oder dem Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds erfolgt eine Überprüfung des Geschäftsverteilungsplans, in dem die Aufgaben der einzelnen Vorstandsmitglieder festgehalten werden.
Der Geschäftsverteilungsplan regelt darüber hinaus, auf welche Weise die Vorstandsmitglieder über die Arbeit in ihrem Zuständigkeitsbereich berichten, und über die Maßnahmen und Regelungen zur gegenseitigen Kontrolle und Überwachung der vereinbarten Tätigkeiten und Arbeitsergebnisse. Der Geschäftsverteilungsplan wird vom Schriftführer verwaltet und fortgeschrieben.
§3 Gegenstand der Vorstandssitzungen
Bei der Einladung zur Vorstandssitzung soll eine Tagesordnung vom Vorsitzenden oder seinem Stellvertreter – oder beiden – aufgestellt werden. Vorauszugehen hat eine Aufforderung an alle Vorstandsmitglieder, für die nächste Tagesordnung gewünschte Tagesordnungspunkte mitzuteilen. Diese Mitteilung soll so rechtzeitig beim 1. Vorsitzenden eingehen, dass dieser die übrigen Vorstandsmitglieder rechtzeitig vor der Vorstandssitzung unterrichten kann, mindestens drei Tage vorher.
In Fällen der Dringlichkeit kann auf die Mitteilung einer Tagesordnung verzichtet werden. Eine Begründung ist bei der Einladung mitzuteilen.
Die Einladung zur Vorstandssitzung kann in Fällen der Dringlichkeit auch telefonisch erfolgen. Verhinderungen sind unverzüglich dem Vorsitzenden mitzuteilen.
Soweit möglich, sollen vor der Sitzung eingegangene Unterlagen für den Bericht einzelner Vorstandsmitglieder den anderen Vorstandsmitgliedern zur Kenntnis gegeben werden, um eine sachgerechte Vorbereitung zu ermöglichen.
Der Vorstand kann auf Antrag weitere Personen (Gäste) zur Sitzung zulassen.
Die Verhandlungsgegenstände der Vorstandssitzung sind vertraulich, die Sitzungen des Vorstandes grundsätzlich nicht öffentlich. Gäste sind auf die Vertraulichkeit der besprochenen Gegenstände hinzuweisen. Der Vorstand kann beschließen, dass Gegenstände an Dritte (Mitglieder, Behörden etc.) kommuniziert werden dürfen/müssen.
§4 Beschlussfähigkeit, Sitzungsleitung
Die Sitzung wird vom 1. Vorsitzenden geleitet; im Fall seiner Verhinderung obliegt die Sitzungsleitung seinem Stellvertreter.
Beschlüsse können gefasst werden, wenn mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend ist. Dies ist zu Beginn der Sitzung vom Sitzungsleiter zu ermitteln.
Gegenstand der Vorstandssitzungen können außer den in der Tagesordnung genannten auch weitere Ladungsgegenstände sein. Sie sind zuzulassen, wenn die einfache Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder dem zustimmt.
§5 Abstimmungen
Der Vorstand entscheidet über gestellte Anträge mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit ist die Stimme des 1. Vorsitzenden maßgeblich, bei dessen Verhinderung die seines Stellvertreters. Stimmengleichheit gilt als Ablehnung.
Die Abstimmung erfolgt in der Regel mündlich. Eine schriftliche Abstimmung kann auf Antrag durchgeführt werden. Eine Übertragung der Stimmrechte ist nicht zulässig.
Auf Antrag oder aus gegebenem Anlass (Veranstaltungsbeschränkungen durch behördliche Anordnung etc.) kann der Vorsitzende anordnen, dass die Entscheidungen im schriftlichen Verfahren (Email) oder telefonisch getroffen werden. Soweit die Satzung Regeln über alternative Durchführungsformen der Mitgliederversammlung enthalten, sind diese analog bei Vorstandssitzungen anzuwenden.
§6 Beschlussvorlagen
Beschlussvorlagen sind den Mitgliedern des Vorstandes drei Tage nach Antrag beim Vorsitzenden zu übermitteln. Eine Beschlussfassung erfolgt sodann per Email.
Wird diesem Verfahren durch mindestens zwei Vorstandsmitglieder widersprochen, hat eine Beschlussfassung bei der nächsten, im Fall der Dringlichkeit außerordentlichen Vorstandssitzung zu erfolgen. Hierzu hat der Vorsitzende, im Verhinderungsfalle sein Stellvertreter, einzuladen.
§7 Sitzungsprotokoll
Die Sitzungen des Vorstandes sind in einem Protokoll durch den Schriftführer oder durch eine andere, vom Vorsitzenden genannte Person schriftlich festzuhalten. Das Sitzungsprotokoll ist vom Versammlungsleiter und vom Protokollführer zu unterzeichnen. Unverzüglich nach der Vorstandssitzung und Fertigstellung des Protokolls ist dieses allen Vorstandsmitgliedern als Arbeitsgrundlage für die Vorstandstätigkeit zu übermitteln.
Bestehen Bedenken eines Vorstandsmitgliedes gegen den Inhalt des Protokolls, hat er diese Bedenken dem 1. Vorsitzenden binnen zwei Wochen nach Zugang des Protokolls schriftlich mitzuteilen. Der Vorsitzende legt die Bedenken der nächsten ordentlichen Vorstandssitzung vor. Werden keine Einwendungen erhoben, wird das Sitzungsprotokoll als genehmigt zu den Akten genommen.
§8 Änderung der Geschäftsordnung
Für die Aufstellung und Änderung der Geschäftsordnung ist der Vorstand zuständig.
§ 9
Diese Geschäftsordnung ist seit der Beschlussfassung am … in Kraft.
Schlussbemerkung zur Mustergeschäftsordung für den Vorstand:
Eine Beitragsordnung ist jedem Verein anzuempfehlen, da die Satzung nur den Hinweis enthalten sollte, dass die Mitgliederversammlung über die Höhe des Mitgliedsbeitrages entscheidet. Weitere Regelungen sollten der Geschäfts- oder der Beitragsordnung überlassen bleiben, insbesondere auch Regelungen über den Beitragseinzug und den Beitragsverzicht oder die Stundung im Einzelfall, beispielsweise im Fall der Arbeitslosigkeit, sozialer Not etc. Hierzu werden Sie in einer der nächsten Ausgaben von „kurz und bündig“ eine Fortschreibung finden.
Viele Vereine regeln auch andere Bereiche ihrer Vereinstätigkeit, etwa durch eine Ehrenordnung, eine Jugendordnung, eine Abteilungsordnung. Auf ein Muster für diese Ordnungen und weitere, denkbare Ordnungen wird allerdings verzichtet. Hier sind die Regelungsbereiche und Anforderungen im Einzelfall so unterschiedlich, dass ein Muster im Wortsinne „unbrauchbar“ wäre.
Bitte verstehen Sie die Geschäftsordnungsbeispiele und Muster als das, was sie sein sollen: als Anregungen, Checklisten, nicht jedoch zur unkritischen, vollständigen Übernahme in Ihren Verein. Machen Sie stattdessen ergänzend von der Möglichkeit Gebrauch, im Bedarfsfalle die kostenlose Erstberatung des SCV in Anspruch zu nehmen, um hier bestehende Unklarheiten zu beseitigen.
Rechtsanwalt Christian Heieck
Weiherstraße 6, 72213 Altensteig
Telefon: 07453 1677
Email: kanzlei@rechtsanwalt-heieck.de
Dieser Beitrag gibt die Auffassung, Kenntnisse und Erfahrungen des Autors aus vielen Jahren Vereinsrechtpraxis wieder. Wir bitten dennoch um Verständnis, wenn im Hinblick auf die Vielfalt der individuellen Fallgestaltungen, die im Vereinsrecht vorkommen, eine Haftung für die gegebenen Auskünfte im Hinblick auf konkrete Einzelfälle nicht übernommen werden kann.