Der Sommer ist vorüber; der aktionsreiche Herbst beginnt mit Veranstaltungen, Vereinsreisen, Chorkonzerten und vielem mehr, was das Vereinsleben lebendig, erfreulich, aber auch arbeitsam macht. Herbst und Winter sind aller Erfahrung nach die arbeitsreichsten Jahreszeiten in Chor und Verein.
Deshalb kann auch im Herbst leicht in Vergessenheit geraten, dass die meisten Vereine im Frühjahr ihre Mitgliederversammlungen abhalten, die sorgfältig vorbereitet werden müssen.
Wichtiger, neben Wahlen und Satzungsfragen wichtigster Bestandteil dieser Vorbereitungen, ist der Rechenschaftsbericht. Zu diesem gehört der Kassenbericht und – eben deshalb – die Vorbereitung der Kassenprüfung. Hier haben es sich viele Vereine zur Gewohnheit gemacht, im letzten Quartal eines Jahres die Kassenprüfung vorzubereiten und die Kassenprüfer beginnen, ihres Amtes zu walten. Sinnvoll ist immer, dass die Vorbereitung des Kassenberichtes und die Kassenprüfung Hand in Hand gehen, zumindest auch terminlich aufeinander abgestimmt sind.
Auch wenn es vielfach missachtet und nicht gern gehört wird: Der Rechenschaftsbericht hat eine zentrale Aufgabe im Vereinsleben. Er berichtet der Mitgliederversammlung über die Arbeit des Vorstandes im vorangegangenen Geschäftsjahr. Er informiert die Mitglieder über alle Bereiche der Tätigkeit des Vorstandes und erfüllt die Informations- und Rechenschaftspflicht des Vorstandes gegenüber seinen Mitgliedern.
Dies ergibt sich zunächst aus dem Gesetz: § 27 Abs. 3 BGB ist die vereinsrechtliche Ausgangsnorm; die zivilrechtliche ist § 666 BGB, der die Auskunfts- und Rechenschaftsverpflichtungen aller Beauftragten regelt. Diese Pflicht besteht nicht nur „auf Aufforderung“, sondern „ungefragt“ bei den dafür vorgesehenen Gelegenheiten. Im Einzelfall schuldet also der Vorstand seinen Mitgliedern Auskunft über einzelne Fragen; bei der Mitgliederversammlung legt er ihr gegenüber „Rechenschaft ab“. In fast allen Satzungen unserer Vereine ist daneben der Rechenschafts- und Kassenbericht auch in der Satzung geregelt.
Mehr als die Auskunfts- und Rechenschaftspflicht regelt das Gesetz – und regeln die meisten Satzungen – dagegen nicht. Es ist vielmehr Sache des einzelnen Vorstandes, den Rechenschaftsbericht zu erarbeiten und zu strukturieren. Sache der Mitgliederversammlung ist hingegen, womit sie sich „zufrieden gibt“. Da gibt es alles, was man sich vorstellen kann, manchmal auch, was man sich lieber nicht vorstellen will. Mancher Rechenschaftsbericht ist nur eine – kleine oder große – Festrede. Der Rechenschaftsbericht ist aber die Grundlage für die Entlastungsentscheidung.
Die Entlastungsentscheidung
Was ist die Entlastungsentscheidung? Das ist der Beschluss der Mitgliederversammlung, ob sie mit dem Rechenschaftsbericht zufrieden ist und deshalb dem Vorstand Entlastung für seine Arbeit erteilt – oder eben nicht. Es hat nicht nur auftragsrechtliche, sondern auch haftungsrechtliche Gründe: Kommt ein Vorstand seiner Rechenschaftspflicht nicht oder nur völlig unzureichend nach, kann die Mitgliederversammlung nicht nur entscheiden, dem Vorstand keine Entlastung zu erteilen; sie kann den Vorstand auch – wenn die Nichtvorlage des Rechenschaftsberichtes böswillig erfolgt oder nicht erklärt werden kann – den Vorstand oder einzelne Vorstandsmitglieder abwählen. Dazu bedarf es übrigens nicht eines vorherigen Antrages an den Vorstand auf Aufnahme dieses Tagesordnungspunkts in die Einladung zur Mitgliederversammlung; dies kann auch spontan in der Mitgliederversammlung geschehen.
Wenn die Mitgliederversammlung erkennt, dass die Nichtvorlage eines Rechenschaftsberichts durch den Vorstand nicht aus bösem Willen oder aus Verheimlichungsgründen geschieht, sondern beispielsweise, weil der Vorsitzende krank oder längere Zeit abwesend war und eine Vertretungsregelung im Vorstand nicht gefunden werden konnte, dann besteht durchaus die Möglichkeit, dass die Mitgliederversammlung beschließt, auf die Vorlage eines Rechenschaftsberichts in der konkreten Mitgliederversammlung zu verzichten und die Entgegennahme des Rechenschaftsberichts auf die nächste Mitgliederversammlung zu verschieben. Das hat freilich für den Vorstand zur Folge, dass er in der Mitgliederversammlung nicht entlastet wird.
Dies ist zwar keine rechtliche, jedoch eine tatsächliche Zwangsläufigkeit: Der Vorstand kann nur über Gegebenheiten entlastet werden, die er der Mitgliederversammlung auch mitgeteilt hat. Wenn im Rechenschaftsbericht etwas vergessen oder verschleiert wird, liegt der Mitgliederversammlung keine ausreichende Tatsachengrundlage vor. Sie kann deshalb nicht sachgerecht über die Arbeit des Vorstands entscheiden und diesen deshalb auch nicht entlasten.
Denn: Eine wichtige Folge einer Entlastungsentscheidung ist, dass der Vorstand von der Mitgliederversammlung nur für das entlastet werden kann, was der Mitgliederversammlung – im Rechenschafts- und Kassenbericht – bekannt gegeben worden ist. Es liegt auf der Hand, dass die Mitgliederversammlung nicht Entlastung erteilen kann für Dinge, die ihr nicht bekannt sind, vor allem aber über Dinge, die vom Vorstand – aus welchen Gründen auch immer – verschwiegen werden.
Es kommen immer wieder Fälle vor, in denen der Vorstand vor der Mitgliederversammlung oder im Laufe des Jahres feststellt, dass die Kasse nicht korrekt – oder schlimmer noch: untreu – geführt wurde, dass unerlaubte Privatentnahmen stattgefunden haben oder Vereinsvermögen abweichend von Beschlüssen der Mitgliederversammlung oder außerhalb der Aufgaben des Vereins ausgegeben oder entwendet wurde. Wenn der Vorstand diese Umstände nicht lückenlos offenlegt, verdient er in erster Linie die Entlastung auch nicht.
Stellt sich später heraus und wird der Mitgliederversammlung bekannt, dass es zu solchen Verheimlichungen gekommen ist, ist der Verein nicht gehindert, gegen den Vorstand Schadensersatzansprüche geltend zu machen und/oder den Vorstand wegen dieser schweren Pflichtverletzung seines Amtes durch Abwahl zu entheben.
Dasselbe gilt für den Kassenbericht, der nach den gesetzlichen Bestimmungen meist als Teil des Rechenschaftsberichtes des Gesamtvorstandes behandelt wird. In der Satzung vieler Vereine wird zwischen Rechenschafts- und Kassenbericht unterschieden. Ist also beispielsweise der Rechenschaftsbericht „in Ordnung“, können jedoch die Kassenprüfer dem Kassier keine uneingeschränkt einwandfreie Amtsführung bescheinigen, so kann die Entscheidung der Mitgliederversammlung auch lauten, dass der Vorstand mit Ausnahme des Kassiers/Schatzmeisters entlastet wird.
Gleichermaßen kann eine Differenzierung auch im Hinblick auf einzelne Vorstandsmitglieder erfolgen, wenn diese – im Gegensatz zum übrigen Vorstand – Pflichtverletzungen begangen haben. Beispiel: Der Schriftführer verletzt seine Dokumentations- und Protokollierungspflichten oder verstößt gegen datenschutzrechtliche Vorschriften, deren Beachtung ihm obliegt, und es kommt beispielsweise zu einem Bußgeldverfahren nach der DSGVO.
Solche Fälle sind allerdings selten, zumal deshalb, weil es Aufgabe des Vorstandes als Ganzes ist, die einzelnen Vorstandsmitglieder in der Bewältigung ihrer Aufgabenbereiche zu kontrollieren und zu überwachen. Deshalb wird in solchen Fällen sehr häufig auch der gesamte Vorstand pflichtwidrig gehandelt – unterlassen – haben und eine Entlastung nicht „verdienen“, wenn er seiner Kontroll- und Aufsichtspflicht nicht nachgekommen ist.
Manchmal ist das Verschweigen von Sachverhalten durch den Vorstand im Rechenschaftsbericht nachvollziehbar und zieht keine Folgen oder Sanktionen nach sich, etwa, wenn der Vorstand wegen laufender Verhandlungen mit einem Vertragspartner, einer Behörde oder in einem Gerichtsverfahren aus taktischen Gründen den Stand des Verfahrens nicht detailliert mitteilt oder Sachverhalte nicht mitteilt, die bis zum Abschluss des Verfahrens intern bleiben müssen.
Was passiert, wenn der Vorstand nicht entlastet wird?
Viele Vorstandsmitglieder meinen, sie hätten – in der Annahme korrekter Amtsführung – einen Anspruch auf Entlastung. Den haben sie allerdings nicht. Man kann eine unterbliebene Entlastungsentscheidung der Mitgliederversammlung nicht gegen den Verein gerichtlich geltend machen. Er hat lediglich einen Anspruch auf eine Entscheidung der Mitgliederversammlung, ob Entlastung erteilt wird oder nicht. Alles andere müssen nicht entlastete Vorstandsmitglieder einem etwa später folgendem Zivilprozess überlassen und dort geltend machen mit dem Vortrag, entgegen der Auffassung der Mitgliederversammlung sei die Amtsführung pflichtgemäß und nicht zum Nachteil des Vereins gewesen. Solche Verfahren kommen vor; nicht selten führt dies zur Aufhebung der Nichtentlastungsentscheidung, vor allem dann, wenn – was gar nicht selten ist – über die Entlastungsentscheidung sachfremde Rechnungen beglichen oder Vereinsstreitigkeiten ausgetragen werden.
Zur Schriftlichkeit: Die Vorlage des Rechenschafts- und Kassenberichts hat nicht zwingend in Schriftform zu erfolgen. Auch der Kassenbericht oder der Jahresabschluss müssen nicht in Schriftform vorgelegt werden. Von der Mündlichkeit beider Berichte muss allerdings dringend abgeraten werden. Zum einen diszipliniert die Schriftform den Vorstand im Hinblick auf die Gründlichkeit und Vollständigkeit des Berichtsinhalts, zum anderen dient die Schriftform auch der Beweisführung darüber, was in der Mitgliederversammlung berichtet wurde.
Die Schriftlichkeit schützt also den Vorstand wie auch die Mitglieder selbst. Denn: Kommt es nach der Mitgliederversammlung zu einem gerichtlichen oder außergerichtlichen Rechtsstreit über die Inhalte der Berichte und der Entscheidungen über die Entlastung, sind die Berichte des Vorsitzenden und des Kassenwartes/Schatzmeisters wichtige Unterlagen, um die jeweilige Rechtsposition zu stützen.
Deshalb ist auch die Auswahl des Protokollführers in der Mitgliederversammlung von großer Bedeutung. Sie obliegt – wenn die Satzung nichts anderes regelt – dem Vorsitzenden, oder sie ist eine zuvor getroffene Vorstandsentscheidung. Der Protokollführer soll und muss nicht den schriftlichen Rechenschafts- und Kassenbericht erstellen, aber den Gang der Mitgliederversammlung und seiner wesentlichen Beschlüsse sorgfältig und vollständig wiedergeben. Das Protokoll der Mitgliederversammlung ist vom Versammlungsleiter (der nicht unbedingt der Vorsitzende sein muss!) und vom Protokollführer (der nicht automatisch der Schriftführer des Vereins sein muss) zu unterzeichnen.
Viele Vereinsvorsitzende haben mich im Rahmen der Erstberatung gefragt, wie denn ihr Rechenschaftsbericht aussehen und was darin mitgeteilt werden soll. Das ist natürlich von Verein zu Verein höchst unterschiedlich. Es gibt aber bestimmte Bestandteile, die im Rechenschaftsbericht unbedingt enthalten sein müssen, wenn dieser die Funktion der umfassenden Auskunft an die Vereinsmitglieder erfüllen soll.
Im zweiten Teil meiner Kolumne, die demnächst erscheint, werde ich deshalb einige „Essentialia“ für den Rechenschaftsbericht und den Kassenbericht in Form einer Leitlinie und Checkliste mitteilen, die – wenn keine anderen Schwerpunkte gesetzt werden sollen – als Anhaltspunkt für einen Rechenschafts- oder Kassenbericht dienen können.
Verfasser:
Rechtsanwalt Christian Heieck
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Dieser Beitrag gibt die Auffassung, Kenntnisse und Erfahrungen des Autors aus vielen Jahren Vereinsrechtpraxis wieder. Wir bitten dennoch um Verständnis, wenn im Hinblick auf die Vielfalt der individuellen Fallgestaltungen, die im Vereinsrecht vorkommen, eine Haftung für die gegebenen Auskünfte im Hinblick auf konkrete Einzelfälle nicht übernommen werden kann.
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