Wir schaffen das Fundament, auf dem das Ehrenamt wirken kann

Von der Mitgliederberatung über politische Interessenvertretung bis zur strategischen Verbandsentwicklung: Die Arbeit in einem Chorverband ist vielfältiger, als viele denken. Johannes Pfeffer, Geschäftsführer des Schwäbischen Chorverbands, gibt Einblicke in seinen Berufsalltag, erzählt von seinem Weg in die Verbandsarbeit und erklärt, warum Vertrauen zwischen Haupt- und Ehrenamt so entscheidend ist.

Herr Pfeffer, wenn Sie ein Mitglied fragt, was Sie eigentlich den ganzen Tag beim Schwäbischen Chorverband machen – was antworten Sie?

Das ist gar nicht so einfach zu beantworten, weil viele Tage ganz unterschiedlich aussehen. Tatsächlich sind wir vor allem für unsere Mitglieder da. Durch Gespräche, E-Mails und Beratungen versuchen wir, Probleme zu lösen und die Arbeit unserer Mitgliedsvereine besser und einfacher zu machen. Dann gibt es die Tage, an denen unsere Arbeit unmittelbar erlebbar wird, etwa bei einem Verbandstag oder Festival. Dort begegnen wir den Menschen, kommen ins Gespräch und bekommen direkt Feedback.

Welche Aufgaben nehmen besonders viel Zeit in Anspruch, ohne dass die Mitglieder das unbedingt mitbekommen?

Ein großer Faktor ist die Fluktuation in den Vereinen. Menschen wechseln ihre Ämter, neue Vorstände übernehmen Verantwortung und stehen plötzlich vor Fragen, die für sie völlig neu sind. Wir haben diese Fragen aber vielleicht schon hundertfach gehört.

Das ist überhaupt nicht negativ gemeint, schließlich sind wir genau dafür da. Aber es kostet viel Zeit. Deshalb beschäftigen wir uns intensiv mit der Frage, wie wir wiederkehrende Aufgaben durch digitale Angebote, Automatisierung oder Künstliche Intelligenz effizienter gestalten können.

Wer arbeitet eigentlich in einer Verbandsgeschäftsstelle? Welche beruflichen Hintergründe bringen Ihre Kolleg:innen mit?

Das ist sehr unterschiedlich. Es gibt Bereiche wie die Buchhaltung, in denen eine klare fachliche Qualifikation notwendig ist. In der Projekt- oder Gremienarbeit ist es dagegen, wie häufig im Kulturbereich, ziemlich durchmischt. Da arbeiten Menschen, die beispielsweise Germanistik oder Englisch studiert haben, genauso wie Personen mit einer klassischen Ausbildung im Büromanagement. Wir haben also viele Quereinsteiger. Was sie häufig verbindet, ist eine hohe Affinität zur Musik und zum Ehrenamt. Viele waren selbst in Vereinen engagiert und bringen dieses Verständnis mit.

Wie sind Sie selbst zur Verbandsarbeit gekommen? War das ein Berufsziel, das Sie schon früh vor Augen hatten?

Mein Weg war tatsächlich fast bilderbuchmäßig. Ich war selbst im Chor, zunächst über meine Eltern, dann im Schulchor. Anschließend habe ich beim Schwäbischen Chorverband eine Mentorenausbildung gemacht und später dort ein freiwilliges soziales Jahr absolviert.

Nach einigen Umwegen über das Studium und andere Kulturbetriebe bin ich schließlich wieder beim Schwäbischen Chorverband gelandet.

Ich glaube, das ist ein Weg, den viele Menschen in der Amateurmusik gehen: Sie kommen zunächst durch ihr eigenes Engagement mit den Strukturen in Berührung und entdecken erst später, dass es dort auch berufliche Möglichkeiten gibt. Genau deshalb ist es wichtig, solche Berufsbilder sichtbar zu machen. Auch in der Amateurmusik, in der die wenigsten Menschen unterwegs sind, um Geld zu verdienen, gibt es interessante berufliche Perspektiven.

Der Schwäbische Chorverband wird ehrenamtlich geführt, beschäftigt aber hauptamtliche Mitarbeitende. Wie funktioniert dieses Zusammenspiel?

Das ist ein spannendes Verhältnis, weil Haupt- und Ehrenamt an unterschiedlichen Stellen aufeinandertreffen. Einerseits sind viele Ehrenamtliche unsere Mitglieder, die sich von uns beraten und begleiten lassen. Andererseits sind die gewählten Ehrenamtlichen auf Landesverbandsebene unsere Führungskräfte. Unser Präsidium ist dafür legitimiert, den Verband zu führen. Als Hauptamtliche sind wir dafür da, die entsprechenden Aufgaben umzusetzen.

Als Geschäftsführer habe ich natürlich auch einen Gestaltungsauftrag. Ich bin nicht einfach jemand, dem gesagt wird: Mach heute dies und morgen das. Ich entwickle Ideen, bereite Entscheidungen vor und arbeite an der strategischen Ausrichtung des Verbands mit.

Daraus entsteht ein Spannungsfeld: Wo liegt die Führungsrolle des Ehrenamts und wo die der hauptamtlichen Geschäftsführung? Bei uns funktioniert das aus meiner Sicht sehr gut. Es gibt eine klare Rollenverteilung, gleichzeitig begegnen wir uns inhaltlich auf Augenhöhe.

Was braucht es, damit dieses Verhältnis funktioniert?

Vor allem Vertrauen. Die Ehrenamtlichen müssen bereit sein, dem Hauptamt Freiräume zu geben. Wir bringen fachliche Kompetenzen mit und haben allein durch unsere Arbeitszeit ganz andere Möglichkeiten, uns intensiv mit Themen auseinanderzusetzen. Diese Fähigkeiten können wir aber nur sinnvoll einsetzen, wenn wir auch den entsprechenden Gestaltungsspielraum bekommen.

Auf der anderen Seite braucht es Transparenz und regelmäßige Abstimmung. Als Geschäftsführer habe ich einen großen Informationsvorsprung gegenüber den Ehrenamtlichen. Ich bin täglich im Verband tätig, habe Einblick in die Abläufe und beschäftige mich kontinuierlich mit den Themen. Die Ehrenamtlichen müssen sich darauf verlassen können, dass ich sie informiere, einbeziehe und offen mit Problemen umgehe. Das beginnt schon bei vermeintlichen Kleinigkeiten wie der Vorbereitung einer Sitzung. Ich finde es essenziell, dass wir als Hauptamtliche solche Termine so gut wie möglich vorbereiten. Die Ehrenamtlichen investieren ihre Freizeit. Sie sollten nicht zwölfmal nachfragen müssen, wo Unterlagen liegen oder welche Informationen sie brauchen.

Ich glaube, man kann dafür viele Strukturen und Regeln entwickeln. Am Ende hängt aber sehr viel von den Menschen ab, die diese Rollen ausfüllen, und davon, ob sie gemeinsam eine Vertrauensbasis aufbauen können.

Zur Verbandsarbeit gehört auch politische Interessenvertretung. Wie sieht dieser Teil Ihrer Arbeit aus?

Die politische Interessenvertretung läuft bei uns sehr stark über den Landesmusikverband Baden-Württemberg. Das hat den großen Vorteil, dass wir unsere Interessen als Amateurmusik gemeinsam vertreten und mit einer stärkeren Stimme auftreten können.

Wir müssen kontinuierlich beobachten, welche politischen Entwicklungen für unsere Mitgliedsvereine relevant sind, Themen aufbereiten und unsere Perspektive einbringen. Ein gutes Beispiel ist das Ganztageskonzept an Schulen. Da geht es darum, deutlich zu machen, dass Chorvereine Partner vor Ort sein können und dass die Amateurmusik bei der Gestaltung solcher Angebote mitgedacht werden muss.

Viele Herausforderungen betreffen nicht nur Chöre, sondern die gesamte Amateurmusik. Welche Rolle spielt die Zusammenarbeit mit anderen Verbänden?

Eine immer größere. Mit dem Blasmusikverband Baden-Württemberg arbeiten wir beispielsweise schon seit einigen Jahren bei der Musiklotsenausbildung und bei verschiedenen Seminaren zusammen. Gerade bei Themen wie Ehrenamtsmanagement haben unsere Vereine ähnliche Herausforderungen. Da ist es sinnvoll, Wissen und Ressourcen gemeinsam zu nutzen.

Spannend ist auch die Zusammenarbeit zwischen der Akademie der Amateurmusik und dem Blasmusikverband. Wir beschäftigen uns in der Akademie intensiv mit Beratung und Coaching, während der Blasmusikverband unter anderem an Fragen der Nachhaltigkeit und Mitgliederbindung arbeitet. Dabei geht es um Nachhaltigkeit in einem sehr weiten Sinne: Wie schaffen wir es, dass Menschen langfristig in Vereinen bleiben? Wie können Vereine ihre Strukturen zukunftsfähig gestalten? Wir sind im Gespräch darüber, wie sich die Erkenntnisse aus diesen unterschiedlichen Bereichen gegenseitig ergänzen können.

Ich glaube, gerade für die großen Bereiche Chor- und Blasmusik ist das sehr wertvoll. Wir müssen nicht alle Herausforderungen unabhängig voneinander lösen.

Wenn Sie zehn Jahre in die Zukunft blicken: Wie wird sich die Arbeit in einem Chorverband verändern?

Ich glaube, wir müssen uns auf eine noch vielfältigere Landschaft einstellen – sowohl bei den Organisations- und Vereinsformen als auch bei den Formen des gemeinsamen Musizierens. Außerdem stehen wir vor der Herausforderung, dass wir als Verband für viele große Innovationsprozesse eigentlich zu klein sind. Wir haben nicht die Ressourcen eines großen Konzerns, müssen aber trotzdem mit digitalen Entwicklungen, künstlicher Intelligenz und neuen Angeboten Schritt halten.

Deshalb wird es aus meiner Sicht noch wichtiger, Synergien zwischen den Verbänden zu nutzen, Wissen auszutauschen und Ressourcen gemeinsam einzusetzen.

Ich sehe die Chorverbände auch in zehn Jahren als wichtige Netzwerkknoten für das gemeinschaftliche Singen. Vielleicht werden wir nicht mehr an jeder Stelle der einzige Ansprechpartner sein. Aber wir können Kontinuität schaffen, Menschen und Organisationen miteinander verbinden und dafür sorgen, dass Wissen und Erfahrungen erhalten bleiben. Das ist eine unserer großen Stärken – und ich glaube, das wird auch in Zukunft so bleiben.