Europa, vor Bund, vor Land, volksgewählt vor gremiengewählt. Die Reihenfolge bei der Begrüßung folgt logischen Regeln.
Es treibt Vereinsvorständen nah wie fern immer wieder die Schweißtropfen auf die Stirn. Der Chor ist gut gestimmt, das Catering ist geordert, der Saal schon lange gemietet. Was kann jetzt noch schief gehen? Im Zweifel viel, bei einer guten Vorbereitung wenig. Ein Punkt, der aber bereits die Stimmung auf der Veranstaltung schon am Anfang verhageln kann, ist das richtige oder auch falsche Begrüßen der Gäste und Ehrengäste.
Was tu ich nur
Ein Jubiläum oder auch nur die Hauptversammlung unseres Vereins naht und wir stellen uns wieder einmal die Fragen: In welcher Reihenfolge begrüßen wir die zahlreich erschienenen Ehrengäste? In welcher Reihenfolge sprechen die Ehrengäste ein Grußwort? Oder auch: In welcher Reihenfolge drucken wir die schriftlichen Grußworte in den Festschriften der Jubiläen ab?
Unsere Ehrengäste nehmen uns eine protokollarisch falsche Reihenfolge nicht krumm, aber wir möchten die Wertschätzung, die uns durch den Besuch entgegengebracht wird, mit derselben Wertschätzung erwidern – und dazu gehört auch die korrekte protokollarische Verortung unserer Gäste. Das klingt kompliziert und nach Protokollabteilung des Bundespräsidialamts, ist aber nicht wirklich schwierig, wenn man einige Spielregeln beachtet.
Machen wir ein Beispiel:
Zum 175jährigen Jubiläum unseres Chores haben sich angekündigt die Bürgermeisterin der Gemeinde mit Vertreterinnen und Vertretern des Gemeinderats, die örtlichen Landtags-, Bundestags-, und Europaabgeordneten, Vertreter der befreundeten Chöre aus der Nachbarschaft, der katholische Pfarrer und die evangelische Pfarrerin der Kirchengemeinden, in denen wir immer wieder zu hohen Anlässen singen, der Ortsvorsteher unseres Dorfes mit einer Reihe von Ortschaftsräten, viele unserer Ehrenmitglieder, der Ehrendirigent unseres Chores, der Landrat, der Präsident des Regionalchorverbandes und der Präsident des Schwäbischen Chorverbandes
Kompliziert? Schauen wir es uns an. Wir haben Gäste, die „zur Familie gehören“. Das sind unsere eigenen (Ehren-) Mitglieder, unser Ehrendirigent, aber auch die Präsidenten der Regionalchorverbände und des SCV. Familienangehörige kommen nach hinten in der Begrüßung. Also vor allem aber bitte nicht mit den eigenen Ehrenmitgliedern anfangen, auch wenn diese sich um unseren Chor noch so verdient gemacht haben und wir mit ihnen befreundet sind.
Bei den Gästen, die nicht zur Familie gehören, gibt es einige Spielregeln: Abgeordnete nach vorn und von oben nach unten, d.h. Europa, Bund, Land. Volksgewählte vor „Gremiengewählten“, deshalb die Bürgermeisterin (gewählt von der Bevölkerung) vor dem Landrat (gewählt vom Kreistag). Und die Abgeordneten vor Bürgermeister und Landrat.
Was heißt das für unser Beispiel?
Wir fangen an mit den Abgeordneten in der Reihenfolge Europa, Bund, Land, dann die Bürgermeisterin, der Landrat, die beiden Pfarrer (hier Frau vor Mann, also Pfarrerin evangelisch vor Pfarrer katholisch), dann die Gemeinderäte, der Ortsvorsteher mit den Ortschaftsräten. Dann kommen die Familienangehörigen: Präsident des SCV, Präsident des RCV, Vertreter der befreundeten Chöre, unser Ehrendirigent sowie unsere Ehrenmitglieder. Und zum Schluss „meine sehr verehrten Damen und Herren, liebe Festgemeinschaft“ oder so ähnlich, um alle, die da sind, mit einzubeziehen.
Und wie bereits gesagt: Diese Reihenfolge gilt grundsätzlich auch für die Reihenfolge der gesprochenen Grußworte in unserer Veranstaltung oder auch für die geschriebenen Grußworte in unserer Festschrift.
Mit diesen Grundsätzen dürften die meisten protokollarischen Klippen umschifft werden können. Wer es noch genauer wissen will oder es vielleicht im Einzelfall noch genauer wissen muss, weil sich der apostolische Nuntius, der evangelische Landesbischof und der Botschafter des Landes unserer Partnergemeinde angekündigt haben und wir nicht wissen, wie diese anzusprechen sind, dem sei folgende Lektüre empfohlen: www.protokoll-inland.de/SharedDocs/Downloads/PI/DE/Allgemeines/Anschriften.pdf?__blob=publicationFile
Dr. Jörg Schmidt